Jak ułożyć grafik terapeutów i gabinetów w ośrodku terapeutycznym?

Prowadzenie ośrodka terapeutycznego wiąże się z szeregiem wyzwań, a podstawowym jest zarządzanie grafikiem pracy i przypisanie terapeutów do gabinetów. Artykuł przeznaczony jest dla właścicieli, managerów i pracowników ośrodków terapeutycznych odpowiedzialnych za planowanie pracy zespołu. Kluczowym zadaniem w tym procesie jest optymalne wykorzystanie gabinetów i terapeutów, aby ośrodek terapeutyczny mógł przyjąć możliwie największą liczbę pacjentów. Liczba gabinetów jest ograniczona, a terapeuci pracują w różnych godzinach. Optymalne przypisanie ich do poszczególnych gabinetów i pacjentów to niełatwe zadanie.

Jeśli masz kilka gabinetów i zatrudniasz cały zespół terapeutów z tego artykułu dowiesz o czym warto pamiętać przy układaniu grafiku oraz jak optymalnie zarządzać gabinetami i terapeutami. Dowiesz się również jak udostępnić grafik online Twojemu zespołowi i jak możesz unikać kolizji między pacjentami i terapeutami.

Przygotowaliśmy również narzędzie, z którym obliczysz ile maksymalnie pacjentów możesz przyjąć w Twoim ośrodku biorąc pod uwagę liczbę gabinetów, terapeutów i ich czas pracy. Dowiesz się z niego czy optymalnie wykorzystujesz moce Twojego zespołu i możliwości lokalowych.

Po lekturze tego wpisu dowiesz się także jakie metody układania grafiku pracy terapeutów w ośrodku terapeutycznym znajdziesz w DobrymGabinecie. Poznasz dobre praktyki i nasze metody na optymalne wykorzystanie dostępnych gabinetów czy sal. Dowiesz się również jak możesz poprawić efektywność pracy Twojego zespołu.

Ile maksymalnie spotkań mogę umówić w moim ośrodku?

Wpisz liczbę terapeutów, średnią liczbę godzin sesji na osobę w tygodniu, planowaną dzienną zajętość jednej sali oraz średnią cenę sesji. Kalkulator oszacuje liczbę potrzebnych sal, liczbę spotkań i potencjalny przychód tygodniowy oraz miesięczny.

Kalkulator sal i przychodów

Zmień wartości i sprawdź, ile sal potrzebuje Twój zespół.

Liczba terapeutów Ile osób prowadzi sesje w ośrodku?

Godziny sesji na terapeutę w tygodniu Średnia dla jednej osoby w zespole.

Godziny zajętości jednej sali dziennie Ile godzin dziennie planujesz wypełnić sesjami?

Średnia cena sesji (zł) Kwota płacona przez pacjenta za jedną sesję.

Resetuj wartości

Szacowana liczba potrzebnych sal

5

Przy równomiernym rozłożeniu sesji na 5 dni tygodnia.

Sesje tygodniowo

180

Sesje miesięcznie

720

Przychód tygodniowo

36 000,00 zł

Przychód miesięcznie

144 000,00 zł

Jedna sesja zajmuje godzinę w grafiku, wraz z przerwą. Przyjmujemy 5 dni pracy w tygodniu i 4 tygodnie w miesiącu.

Przychód zakłada zapełnienie podanych godzin i opłacenie wszystkich sesji, przed odjęciem kosztów. Urlopy, odwołane wizyty i dłuższe sesje zmniejszą tę kwotę. Jeśli terapeuci pracują w tych samych godzinach lub potrzebują konkretnych sal, możesz potrzebować więcej pomieszczeń.

Jak ułożyć grafik gdy mam kilka gabinetów?

Podstawowym wyzwaniem jest pokazanie grafiku pracy gdy spotkania rozsiane są w różnych gabinetach. Przyda się wówczas przy każdym spotkaniu dodatkowa informacja pokazująca, w której sali dane spotkanie się odbędzie. DobryGabinet daje możliwość pokazywania spotkań w zależności od wybranej sali, a także dodaje informacje o gabinecie do każdego spotkania.

Przy układaniu grafiku istotne jest również to, aby uwzględnić preferencje i dostępność każdego z terapeutów. Np. terapeutka Kasia zawsze pracuje w “niebieskim pokoju”, a terapeutka Agata w “żółtym pokoju”. DobryGabinet oferuje taką możliwość, aby dla każdego z pracowników przypisać preferowane pokoje.

Czasami gabinety są przygotowane pod specyficzne funkcje. Np. terapia grupowa możliwa jest tylko w największym gabinecie, a specyficzna terapia SI może odbywać się wyłącznie w gabinecie ze stosownym wyposażeniem treningowym. Aby nie trzeba było o tym pamiętać przy układaniu grafiku pracy DobryGabinet pozwala oznaczyć, które usługi nie mogą się odbyć w danej sali. Minimalizuje to ryzyko np. umówienia spotkania na 8 osób w sali na 2 osoby.

Jak wygląda grafik pracy dla całego ośrodka?

Aby ułożyć grafik pracy terapeutów program pozwala na wprowadzenie:

Dane wejściowe do grafiku:

• liczby gabinetów dostępnych w danym ośrodku,

• czasu pracy każdego z terapeutów,

• urlopów każdego z terapeutów,

Po wprowadzeniu grafik pozwala na dodanie spotkań z pacjentami dla każdego z pracowników z uwzględnieniem dostępnych gabinetów.

Dane przypisywane do spotkania:

• gabinet, w którym ma się odbyć spotkanie,

• terapeutę prowadzącego,

• pacjenta przypisanego do spotkania,

• cykliczność danego spotkania.

Dzięki temu otrzymujemy grafik pokazujący wszystkie spotkania na dane dni, tygodnie czy miesiące. W jednym miejscu otrzymujesz czytelny plan zajęć dla wszystkich pracowników. Tak ułożony grafik możesz filtrować dla wybranej daty, wybranego pokoju czy terapeuty. Poniżej widoczny jest przykładowy zrzut ekranu pokazujący grafik pracy w ośrodku.

Kto może ułożyć grafik pracy ośrodka terapeutycznego?

Administrator i recepcja mogą dowolnie ustalać harmonogram pracy w zależności od zapotrzebowania pacjentów i dostępności pracowników w danym okresie czasu.

Pomocne w układaniu grafiku pracy jest również funkcja rezerwacji online dla pacjentów, która proponuje pacjentom spotkania w zależności od dostępności gabinetów i terapeutów. Uwzględnia ona oczywiście indywidualny rozkład godzin pracy i dni wolnych czy nieobecności każdego z pracowników. Pozwala na rezerwację spotkań z odpowiedniem wyprzedzeniem zgodnie z ustawieniami i wcześniejszymi ustaleniami z zespołem. Dzięki temu planowanie kalendarza spełnia zasady ustalonego z personelem.

Dodatkowo każdy z terapeutów może samodzielnie umawiać i edytować spotkania za pośrednictwem np. swojej aplikacji mobilnej.

Jakie informacje o spotkaniu zobaczy terapeuta w swoim grafiku online?

Dane o spotkaniu:

• Imię i nazwisko pacjenta,

• Datę i godzinę spotkania,

• Usługę i stawkę (w zależności od ustawień) przypisaną do tego spotkania,

• Gabinet przypisany do tego spotkania,

• Informację o płatności za to spotkanie,

• Informację o potwierdzeniu spotkania przez pacjenta (w zależności od ustawień),

• Innych terapeutów przypisanych do tego spotkania (jeśli byli dodani),

• Cykliczność spotkania.

Funkcje edycji i przygotowania do spotkania:

• Notatki czy załączniki (jeśli były dodane),

• Możliwość edycji danych każdego spotkania (zmiany daty i godziny na prośbę pacjenta).

Taki dostęp do informacji daje możliwość przygotowania się a także edycji danych każdego spotkania.

Do jakich danych pacjentów mają dostęp pracownicy?

Wszyscy pracownicy mają dostęp wyłącznie do danych swoich pacjentów. Nie zobaczą danych innych pacjentów jeśli nie są do nich przypisani, ani też nie uczestniczą w spotkaniach z nimi (np. jako współprowadzący spotkanie). DobryGabinet wspiera również duże ośrodki, które nie chcą pokazywać spotkań innych terapeutów. Odpowiednie ustawienie blokuje lub pokazuje informacje o tym, że np. w sąsiedniej sali w tym samym czasie odbywa się jakieś spotkanie.

Jakie role dostępu do danych wspiera program?

Podział na role jest ważną funkcją programu dla ośrodków, ponieważ z punktu widzenia np. RODO dostęp do danych pacjentów powinien być udzielany wyłączenie tym osobom, które są do tego uprawnione i mają w tym interes. DobryGabinet wspiera różne poziomy dostępu do danych pacjentów oferując różne role: administratora, terapeuty, recepcji, managera i osoby technicznej.

Pracownik z rolą “Specjalista” zobaczy w programie wyłącznie dane swoich pacjentów.

Pracownik z rolą “Recepcja” ma dostęp do podstawowych danych wszystkich pacjentów, bez względu w prywatne notatki dotyczące pacjentów zarezerwowane dla terapeutów prowadzących.

Rola “Administratora” daje dostęp do wszystkich danych i powinna być zarezerwowana dla właściciela ośrodka czy administratora danych osobowych w kontekście RODO.

Istnieje również możliwość przypisania osobnej roli “technicznej” i “managerskiej” dla osoby, której zadaniem jest wyłączenie konfiguracja techniczna czy zarządzanie placówką od strony finansów. Te role nie dają uprawnień do wglądu w dane pacjentów.

Dzięki temu podziałowi program pozwala na konfigurację dostępów w zależności od roli pracowników.

Jak unikać konfliktów w grafiku pracy ?

Przy umawianiu nowego spotkania przez recepcję czy pracownika ważne jest aby termin nie kolidował z innymi spotkaniami przypisanymi już do danego terapeuty czy danego gabinetu. Dlatego też przy umawianiu nowego spotkania program sprawdzi czy dany gabinet lub terapeuta są dostępni w terminie nowego spotkania.

Jeśli nie są wyświetli odpowiednie ostrzeżenie wskazujące na przyczynę konfliktu. Pozwala to całkowicie unikać konfliktów takich jak “over-booking” czyli umówienie dwóch pacjentów na jedną godzinę czy umówienie spotkań w terminie kiedy specjalista ma zaplanowany urlop.

Dla każdego z pracowników istnieje również możliwość ustalania zasad przydziału gabinetów i czasu pracy w zależności od dni tygodnia czy tryby pracy (online/offline). Zwiększa to efektywność i minimalizuje konflikty w grafikach.

Ustalenie zasad przydziału gabinetów minimalizuje konflikty w grafikach.

Program daje również możliwość blokady poszczególnych terminów w grafiku. Taką blokadę mogą wprowadzić zarówno pracownicy jak i recepcja czy administrator ośrodka.

Jak udostępnić grafik pracy terapeutom w ośrodku terapeutycznym?

Jeśli zatrudniasz kilku terapeutów każdy z pracowników musi mieć dostęp do wspólnego grafiku pracy. Aplikacja DobregoGabinetu oferuje wygodny dostęp do wspólnego grafiku pracy. Większość pracowników w ośrodkach korzysta z dostępu poprzez naszą aplikację mobilną. Natomiast jest również możliwość dostępu z poziomu tabletu czy komputera. Dzięki temu każdy terapeuta widzi swój grafik pracy i może go modyfikować nawet w krótkich przerwach między spotkaniami.

Grafiki online pozwalają na automatyczne tworzenie harmonogramów pracy, a użycie zintegrowanego systemu rezerwacji pozwala na efektywne zarządzanie czasem lekarzy i gabinetów.

Jak prowadzić rozliczenia czasu pracy z terapeutami?

Im większy ośrodek tym trudniejsze robi się zadanie policzenia wynagrodzenia dla zespołu czy przychody dla ośrodka. DobryGabinet wspiera kontrolę dzięki ewidencji czasu pracy na podstawie odbytych i zaplanowanych spotkań.

Dzięki temu dla każdego terapeuty i wybranego okresu czasu program pokaże liczbę spotkań i należne wynagrodzenie. Dzięki temu ręczne zbieranie i podliczanie czasu ograniczyliśmy do minimum.

Program generuje również raporty czasu pracy za dany okres rozliczeniowy. Można je pobrać w formie PDF, które pracodawca może użyć do rozliczeń z zespołem. W zależności od wypracowanych godzin czy części/ całości etatu pracodawca będzie miał potrzebne zestawienie godzinowe od razu dostępne po zakończeniu danego miesiąca.

Jednocześnie program nie ingeruje w odpowiednie przestrzeganie przepisów prawa pracy czy kodeksu pracy. Zagadnienia związane z nieobecnościami, liczbą ewentualnych nadgodzin, pracą w godzinach nadliczbowych czy przepisami kodeksu pracy pozostawiamy w gestii właścicieli. Warto przy tym pamiętać, że praca ponad normę wiąże się z dodatkiem do wynagrodzenia od 50 do 100% stawki godzinowej.

Czy harmonogram pracy uwzględnia dzień wolny terapeutów?

Tak, grafik pracy jak i formularz rezerwacji online dla pacjentów uwzględniają dni wolne terapeutów co znacznie ułatwia pracę recepcji układanie grafiku pracy.

Dobre praktyki przy układaniu grafiku pracy

Stworzenie bazy dostępności terapeutów i lokali jest kluczowe dla efektywnego zarządzania grafikiem pracy; w praktyce przed ułożeniem harmonogramu warto zebrać dostępność, urlopy, prośby grafikowe i dane o tym, jaki personel jest potrzebny. Uwzględnianie próśb grafikowych poprawia zadowolenie pracowników i zmniejsza ich frustrację. Grafik pracy należy publikować co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.

Ustal liczbę gabinetów i terapeutów

Układanie grafiku zacznij od ustalenia liczby gabinetów i liczby terapeutów.

Określ wykluczenia dla pomieszczeń

Dla każdego z pomieszczeń ustal ewentualne wykluczenia - np. “terapia SI nie może odbywać się w sali nr. 1, bo nie ma w niej odpowiedniego wyposażenia”.

Ustal godziny pracy i dni wolne terapeutów

Dla każdego z terapeutów ustal godziny pracy i ewentualne dni wolne czy urlopy zgodnie z kodeksie pracy oraz przepisami prawa. Zachowaj też odpoczynek dobowy, czyli minimum 11 godzin przerwy. Uwzględnij również odpoczynek tygodniowy wynoszący co najmniej 35 godzin. Przy pracy w niedziele pilnuj, aby wolna niedziela wypadała co najmniej raz na cztery tygodnie.

Przypisz spotkania do terapeutów i gabinetów

Następnie możesz przypisywać spotkania do poszczególnych terapeutów i gabinetów.

Zaplanuj przerwy między spotkaniami

Pamiętaj o przerwach dla terapeutów między spotkaniami, a przy układaniu grafiku kontroluj też dobę pracowniczą — pracownik nie może rozpoczynać pracy dwa razy w ciągu jednej doby. Przy pracy zmianowej trzeba również zachować odpoczynek tygodniowy, który w uzasadnionych przypadkach może wynosić 24 godziny.

Najczęstsze pytania

Jak unikać kolizji przy umawianiu spotkań?

Sprawdzaj czy dany gabinet nie będzie zajęty w danym dniu i danej godzinie przed umówieniem spotkania. Jeśli potrzebujesz wsparcia DobryGabinet posiada wbudowaną detekcję kolizji i chroni Cię przed konfliktami w kalendarzu.

Jak udostępnić grafik pracy mojemu zespołowi terapeutycznemu?

Najlepiej, aby zespół miał podgląd na żywo do aktualnego grafiku i mógł samodzielnie go edytować. Grafik pracy należy publikować co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Warto też udostępniać go zespołowi z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej po wcześniejszego ustalenia dostępności i zmian. DobryGabinet zapewnia taki dostęp za pośrednictwem aplikacji mobilnej dostępnej dla pracowników zespołu.

Czy mogę ograniczyć dostęp do danych pacjentów tylko do kilku terapeutów?

Tak, program pilnuje, aby dostęp do danych pacjentów miał wyłącznie terapeuta prowadzący. Jeśli pacjent pracuje z kilkoma terapeutami wówczas każdy z nich będzie miał dostęp do jego danych i zobaczy spotkania z nim w swoich grafikach.

Czy DobryGabinet wspiera układanie grafiku pracy w dużych ośrodkach terapeutycznych?

Tak, DobryGabinet został przygotowany do obsługi dużych ośrodków terapeutycznych pod kątem układania grafiku pracy w wielu gabinetach i dla wielu terapeutów, a program wspiera też układanie harmonogramu z uwzględnieniem dostępności każdego pracownika.

Oferuje on detekcję kolizji, która ostrzega przed umówieniem dwóch nachodzących na siebie spotkań w tym samym gabinecie. Podpowiada również gdy dany terapeuta jest niedostępny ze względu na godziny pracy czy urlop.

Przy układaniu planu warto też pamiętać o planie urlopowym oraz o sytuacji, gdy pojawia się pisemny wniosek pracownika dotyczący indywidualnego rozkładu. Taki indywidualny rozkład wymaga wcześniejszego ustalenia z pracownikiem i nie może naruszać zasad odpoczynku.

Chcesz zobaczyć jak DobryGabinet radzi sobie w praktyce? Umów się na spotkanie demo wybierając dogodny termin, w czasie którego osoba z naszego zespołu pokaże Ci funkcje programu na żywo. Do zobaczenia!