DobryGabinet logo

porady prawne

Zgoda RODO logopedia: co musi zawierać zgoda Pacjenta w logopedii i terapii SI?

Adam Frąckowiak - radca prawny • 25 lipca 2025 • 10 min czytania • #porady-prawne #dla-właściciela

Właściwa zgoda pacjenta na przetwarzanie danych osobowych to fundament legalnej działalności każdego gabinetu logopedycznego czy terapii integracji sensorycznej. Zgoda ta musi być zgodna z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. W dobie RODO wymogi dotyczące zgody znacznie się zaostrzyły, a konsekwencje jej nieprawidłowego sformułowania mogą być dotkliwe – od kar finansowych po utratę zaufania pacjentów.

Specyfika pracy z danymi wrażliwymi w praktyce logopedycznej i terapii SI sprawia, że standardowe formularze zgody często nie wystarczają. Logopedzi i terapeuci SI pracują głównie z dziećmi, co oznacza konieczność uzyskania zgody od rodziców lub opiekunów. Dodatkowo, dokumentacja często zawiera nagrania wideo i audio, wyniki testów rozwojowych, informacje o zaburzeniach neurologicznych – tego rodzaju dane osobowe przetwarzane często przez logopedów wymagające najwyższego poziomu ochrony.

W przypadku logopedii i terapii integracji sensorycznej brak jest szczegółowych przepisów branżowych regulujących przetwarzanie danych osobowych. Co prawda pod auspicjami Polskiego Związku Logopedów rozpoczęły się nieformalne prace nad ustawą o zawodzie logopedy, która  ma uregulować m.in. kwestię legalności przetwarzania danych osobowych pacjentów i klientów. Droga do nowej ustawy jest jednak jeszcze daleka. 

W rezultacie większość logopedów i terapeutów SI musi samodzielnie zadbać o ważną podstawę prawną przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. Podstawą przetwarzania danych osobowych są przepisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE obowiązujące od dnia 25 maja 2018 r., co zapewnia zgodność z podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz obowiązującymi przepisami.

O zgodzie na przetwarzanie danych osobowych przez psychologów lub psychoterapeutów piszemy tutaj: Zgoda RODO pacjenta w psychoterapii i terapii psychologicznej – co musi zawierać?

Zgoda RODO to jednak nie wszystko. Sprawdź jakie jeszcze wymogi prawne musi spełnić Twój gabinet lub ośrodek logopedyczny, szczególnie jeżeli świadczy usługi drogą elektroniczną: Dokumenty prawne w gabinecie terapeutycznym: praktyczny przewodnik dla psychologów, psychoterapeutów i logopedów.

Pamiętaj, że jeżeli prowadzisz gabinet lub ośrodek, w którym przyjmujesz dzieci, musisz wdrożyć u siebie standardy ochrony małoletni zgodnie z tzw. “ustawą Kamilka”. Jeżeli nie wiesz jak się do tego zabrać, sprawdź nasz wpis na ten temat: Standardy ochrony małoletnich w gabinetach terapeutycznych: przewodnik dla gabinetów psychologicznych, psychoterapeutycznych i logopedycznych.

Zgoda pacjenta w logopedii - wymogi RODO

Kiedy potrzebna jest zgoda w gabinecie logopedycznym?

RODO wymienia sześć równorzędnych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych zwykłych i dziesięć dla danych szczególnych kategorii. Przetwarzanie danych wrażliwych, w tym danych szczególnych kategorii, w gabinecie logopedycznym może być dokonane na podstawie zgody pacjenta lub jego opiekuna. Zgoda pacjenta to tylko jedna z możliwych podstaw, jednak w praktyce logopedycznej i terapii SI jest często niezbędna.

W logopedii i terapii SI prywatnej zgoda jest niezbędna szczególnie w przypadku:

  • danych o rozwoju dziecka i zaburzeniach komunikacji,

  • nagrań audio/wideo podczas terapii,

  • wyników testów logopedycznych i ocen rozwojowych,

  • informacji o zaburzeniach sensorycznych,

  • współpracy z innymi specjalistami (pediatrzy, neurolodzy, psycholodzy).

⚠ Uwaga prawna: Nawet jeśli główną podstawą przetwarzania jest umowa o świadczenie usług, zgoda może być potrzebna do określonych celów – zwłaszcza do przetwarzania danych o stanie zdrowia, nagrywania sesji terapeutycznych czy współpracy z innymi specjalistami. Przetwarzanie danych wrażliwych, takich jak informacje o zdrowiu, oraz danych, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, może następować tylko na podstawie zgody pacjenta lub jego opiekuna.

⚠Pamiętaj: Rodzic ma prawo do realizacji przysługujących uprawnień wynikających z RODO, w tym do zgłaszania żądania dostępu do przekazywanych danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Pacjent czy rodzic ma także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Różnice między zgodą a obowiązkiem ustawowym jako podstawą prawną przetwarzania danych osobowych

Obowiązek prawny dotyczy np.:

  • prowadzenia dokumentacji medycznej w placówkach publicznych na podstawie obowiązujących przepisów prawa,

  • przekazywania informacji wymaganych przez prawo,

  • rozliczania świadczeń z NFZ,

  • współpracy z ośrodkami interwencji kryzysowej.

Zgoda rodzica/opiekuna jest potrzebna do:

  • świadczenia usług logopedycznych prywatnie,

  • nagrywania sesji terapeutycznych,

  • dokumentowania fotograficznego postępów dziecka,

  • przekazywania informacji innym specjalistom,

  • wykorzystywania przypadków do celów szkoleniowych.

Zgody na przetwarzanie danych są wymagane w przypadkach nieuregulowanych w obowiązujących przepisów prawa, w szczególności gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się poza zakresem ustawowych obowiązków.

Formularz zgody RODO dla logopedy - kluczowe elementy przetwarzania danych szczególnych kategorii

1. Transparentność – obowiązek informacyjny a zgoda - czyli co rodzic musi wiedzieć

Zgoda może być ważna tylko wtedy, gdy rodzic/opiekun otrzymał wszystkie niezbędne informacje w sposób przystępny i zrozumiały. W praktyce logopedycznej szczególnie ważne jest jasne wytłumaczenie, dlaczego pewne dane są zbierane i jak będą wykorzystywane.

Nie należy jednak mylić zgody z realizacją obowiązku informacyjnego zgodnie z RODO, co często ma miejsce. Oba obowiązki mogą być zrealizowane łącznie, ale nie musi tak być. Co do zasady zgoda może i powinna być krótsza, aby pacjent (rodzic/opiekun) miał pewność, na co wyraża zgodę. Dlatego w treści zgody mogą zostać zawarte najpotrzebniejsze informacje, natomiast w pozostałym zakresie zgoda może odsyłać do innego dokumentu lub miejsca, w którym można zapoznać się z pełną informacją. Jest to tak zwany kaskadowy sposób realizacji obowiązku informacyjnego.

Pełna informacja (tj. treść klauzuli RODO) musi obejmować:

Tożsamość administratora danych:

  • pełne dane kontaktowe gabinetu lub ośrodka,

  • dane kontaktowe do inspektora ochrony danych (jeśli wyznaczony).

Cele przetwarzania danych:

  • diagnoza logopedyczna i ocena rozwoju mowy,

  • prowadzenie terapii zaburzeń komunikacji,

  • terapia integracji sensorycznej,

  • nagrywanie sesji w celach diagnostycznych,

  • współpraca z innymi specjalistami.

Kategorie przetwarzanych danych:

  • dane identyfikacyjne dziecka,

  • dane kontaktowe rodziców lub opiekunów,

  • informacje o rozwoju mowy i zdolności komunikacji,

  • wyniki testów logopedycznych,

  • nagrania audio/wideo z sesji,

  • dokumentacja fotograficzna postępów.

Informacja, czy określony zakres przetwarzanych danych osobowych jest warunkiem świadczenia usług.

Informacja o uprawnieniach pacjenta, m.in. prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo żądania usunięcia danych.

⚠ Uwaga prawna: Należy być ostrożnym w przetwarzaniu numeru PESEL pacjenta. Zazwyczaj bowiem wcale nie jest to konieczne, aby prawidłowo go obsłużyć. Wymóg przetwarzania nr PESEL może się pojawić na styku z publiczną służbą zdrowia lub w placówkach oświatowych. W niektórych przypadkach nr PESEL może być także niezbędny, gdy terapia współfinansowana jest ze środków publicznych. W każdym przypadku należy jednak rozważyć, czy istnieje uzasadniony powód i podstawa prawna do przetwarzania nr PESEL. W razie wątpliwości warto skonsultować się w tej sprawie z prawnikiem. Pamiętaj, że zawsze może się do mnie odezwać - Kontakt – Frackowiak Law.

2. Jednoznaczność – jasne sformułowania

❌ Nieprawidłowy przykład: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych mojego dziecka w celach terapeutycznych.”

✅ Prawidłowy przykład: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych mojego dziecka, w tym danych o zdrowiu, w celu prowadzenia diagnozy logopedycznej i terapii zaburzeń mowy w Gabinecie Logopedycznym „Słowo”, ul. Terapeutyczna 10, 00-001 Warszawa.”

3. Dobrowolność – rzeczywista swoboda wyboru

Zgoda jest ważna tylko wtedy, gdy została udzielona dobrowolnie:

  • rodzic nie może być zmuszony do wyrażenia zgody na wszystkie cele;

  • podstawowa terapia nie może być uzależniona od zgody na nagrywanie;

  • wycofanie zgody nie może prowadzić do gorszego traktowania dziecka;

  • rodzic ma prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, a procedura cofnięcia zgody powinna być jasno określona.

⚠ Uwaga prawna: W logopedii pewne zgody są praktycznie niezbędne – np. na przeprowadzenie diagnozy czy podstawowe gromadzenie danych o rozwoju dziecka. Rodzic ma prawo odmówić zgody na nagrywanie czy dokumentację fotograficzną, ale nie na podstawowe działania diagnostyczne, bez których postawienie trafnej diagnozy i sama terapia są po prostu niemożliwe. W niektórych przypadkach podanie danych osobowych będzie więc warunkiem koniecznym udzielenia dobrej porady.

4. Konkretność – określenie celów w praktyce logopedycznej

Zgoda musi precyzyjnie określać, do jakich celów dane będą wykorzystywane. W praktyce logopedycznej i terapii SI typowe cele to:

Cele podstawowe:

  • diagnoza logopedyczna i ocena rozwoju komunikacji,

  • terapia zaburzeń mowy (dyslalia, dysartria, afazja),

  • terapia integracji sensorycznej,

  • terapia zaburzeń połykania (dysfagia),

  • prowadzenie dokumentacji terapeutycznej,

  • kontakt z rodzicami/opiekunami.

Cele dodatkowe (wymagające osobnej zgody):

  • nagrywanie sesji w celach diagnostycznych,

  • dokumentacja fotograficzna/filmowa postępów,

  • konsultacje z innymi specjalistami (neurolog, psychiatra, psycholog),

  • przekazywanie informacji do placówek edukacyjnych,

  • wykorzystanie przypadku do celów szkoleniowych,

  • prowadzenie badań naukowych nad skutecznością terapii.

💡 Uwaga praktyczna: W mojej ocenie różne rodzaje terapii, które wchodzą w zakres logopedii czy terapii SI mogą być traktowane łącznie.

5. Możliwość wycofania zgody

RODO gwarantuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Prawo cofnięcia zgody jest jednym z podstawowych praw pacjenta, a zgodność przetwarzania danych do momentu cofnięcia zgody pozostaje zachowana. Wycofanie musi być:

  • równie łatwe jak wyrażenie;

  • skuteczne od momentu otrzymania;

  • selektywne - np. tylko na nagrywanie, nie na terapię.

⚠ Uwaga prawna: Zgoda obowiązuje do momentu jej cofnięcia, a wszelkie działania dokonane na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostają zgodne z obowiązującym prawem (zgody przed jej cofnięciem). Warto wiedzieć, czym cofnięcie takiej zgody skutkuje – po jej odwołaniu przetwarzanie danych w określonym celu zostaje wstrzymane.

Przetwarzanie i ochrona danych wrażliwych w gabinecie logopedycznym

Specyfika pracy z dziećmi

Praca z małoletnimi wymaga szczególnej uwagi:

  • za dzieci poniżej 18 lat zgodę wyrażają rodzice/opiekunowie,

  • w przypadku rozwodu rodziców należy wyjaśnić, kto ma prawo wyrażania zgody,

  • zawsze należy uwzględnić dobro dziecka i jego komfort.

Pamiętaj: osobie, której dane dotyczą (zarówno dziecku, jak i jego przedstawicielom ustawowym), przysługuje prawo żądania sprostowania danych osobowych oraz prawo do bycia zapomnianym w określonych sytuacjach, zgodnie z RODO.

Nagrania audio/wideo - szczególne wymogi

Cele nagrywania:

  • analiza wymowy i postępów w artykulacji,

  • dokumentowanie technik terapeutycznych,

  • pokazanie postępów rodzicom,

  • materiały szkoleniowe (z anonimizacją).

Wymogi bezpieczeństwa:

  • Dane osobowe przetwarzane w postaci nagrań muszą być chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych zapewniających ich bezpieczeństwo.

  • Szyfrowane przechowywanie na zabezpieczonych urządzeniach.

  • Brak przechowywania w chmurze bez odpowiednich zabezpieczeń.

  • Regularny przegląd i usuwanie starych nagrań.

Współpraca z innymi specjalistami

Logopedia często wymaga współpracy interdyscyplinarnej z:

  • neurologami,

  • ortodontami,

  • psychiatrami dziecięcymi,

  • psychologami,

  • terapeutami zajęciowymi,

  • fizjoterapeutami,

  • a także może obejmować przekazywanie danych w związku z organizacją zajęć logopedycznych.

Wymaga to dodatkowej zgody na przekazywanie danych każdemu specjaliście.

Wzór zgody RODO dla gabinetu logopedycznego

Forma zgody

Zgodnie z zasadą rozliczalności, administrator danych musi być w stanie wykazać, że zgoda została faktycznie udzielona. Zgoda nie może być zatem udzielona wyłącznie ustnie, np. w trakcie pierwszej wizyty, jeżeli nie pozostanie po niej żaden trwały ślad.

W rezultacie zgoda może przybrać formę pisemną. W dzisiejszych czasach jednak coraz częściej się od tego odchodzi. Nie jest to ani najbezpieczniejsza ani najwygodniejsza forma, bowiem wiąże się z uciążliwą papierologią. Dlatego coraz częściej zgody RODO udzielane są elektronicznie, tak jak ma to miejsce w DobrymGabinecie, gdzie pacjent nie musi niczego podpisywać.

💡 Zgoda elektroniczna z podwójnym potwierdzeniem jest obecnie najwygodniejszą i najbezpieczniejszą formą uzyskiwania zgód w praktyce.

Zgoda na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, w tym o stanie zdrowia, musi być wyraźna. Tym różni się ten typ zgody od zgody na przetwarzanie zwykłych danych osobowych. Jeżeli zgoda udzielana jest pisemnie, to nie ma problemu. Każdy podpis pod taką zgodą będzie wyraźny.

Sprawa jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku zgody elektronicznej. Wówczas dobrą praktyką jest tzw. podwójne potwierdzenie - pacjent musi wykonać 2 czynności (np. 2 razy kliknąć) aby skutecznie udzielić zgody. W taki właśnie sposób skonstruowaliśmy proces udzielania zgody w DobrymGabinecie! Zgody wysyłają się automatycznie do pacjentów lub ich opiekunów, a system od razu pokazuje, czy zgoda została udzielona czy nie.

Najczęstsze pytania o zgodę RODO w logopedii

❓ Czy mogę rozpocząć diagnozę bez zgody?

Nie, w przypadku przetwarzania danych o zdrowiu dziecka zgoda rodzica lub opiekuna jest niezbędna.

❓ Komu należy udzielić zgody, danemu terapeucie czy ośrodkowi/placówce, która przyjmuje pacjenta?

To zależy od formy, w jakiej działa dany ośrodek. W przypadku kooperatyw to zazwyczaj poszczególni terapeuci są administratorami danych swoich pacjentów i to im należy udzielić zgody. W przypadku palcówek zatrudniających logopedów administratorem jest zazwyczaj sam ośrodek. W DobrymGabinecie możesz określić kto jest administratorem wrażliwych danych, a system zadba, by zgoda została udzielona odpowiedniej osobie czy podmiotowi.

❓ Czy potrzebuję zgody na każde nagranie?

Jedna ogólna zgoda na nagrywanie wystarcza. Rodzic może ją wycofać w dowolnym momencie.

❓ Co zrobić, gdy rodzice są po rozwodzie?

Ustal, kto ma władzę rodzicielską i prawo podejmowania decyzji o zdrowiu dziecka.

❓ Jak długo mogę przechowywać nagrania?

Zazwyczaj 1-3 lata, zgodnie z polityką retencji danych. Projektowana ustawa o zawodzie logopedy ma uregulować to zagadnienie.

Check-lista dla gabinetu logopedycznego

Przed wdrożeniem: □ Przeanalizuj wszystkie cele przetwarzania danych □ Przygotuj osobne wzory zgód dla różnych celów □ Wdroż system zarządzania zgodami □ Przeszkol personel

Podczas pracy: □ Przed pierwszą wizytą - podstawowe zgody od rodziców □ Przed nagraniem - sprawdź zgodę na nagrywanie □ Przy współpracy - uzyskaj zgodę na przekazywanie danych □ Dokumentuj każdą zgodę z datą i zakresem

Po zakończeniu terapii: □ Usuwaj nagrania zgodnie z deklarowanymi okresami □ Archiwizuj dokumentację zgodnie z przepisami, pamiętając, że dane osobowe przetwarzane w Twoim gabinecie należy przechowywać przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a po jego upływie następnie zostaną bezpowrotnie zniszczone □ Informuj rodziców o dalszym przechowywaniu danych

Podsumowanie

Najważniejsze punkty dla logopedów i terapeutów SI:

  1. Praca z dziećmi wymaga zgody rodziców/opiekunów.

  2. Nagrania audio/wideo także wymagają zgód.

  3. Współpraca interdyscyplinarna - zgoda na każdy kontakt.

  4. Zgoda musi być transparentna, jednoznaczna i dobrowolna.

  5. Rodzic ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Ochrona danych osobowych jest kluczowa w pracy logopedy. W przypadku naruszenia przepisów RODO pacjent ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skargi do organu nadzorczego można składać w przypadku naruszenia praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Wniesienia skargi do organu to jedno z podstawowych uprawnień osoby, której dane dotyczą, w ramach ochrony danych osobowych.

⚠ Pamiętaj: Przepisy RODO stale ewoluują, a specyfika logopedii i terapii SI wymaga szczególnej uwagi na dokumentację audio/wideo. W razie wątpliwości zawsze skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych. Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W razie pytań zachęcam jednak do kontaktu ze mną, a wszystko wytłumaczę:Kontakt – Frackowiak Law.

💡 Chcesz mieć pewność, że Twoje zgody są zgodne z RODO? DobryGabinet oferuje specjalne rozwiązania dla logopedów i terapeutów SI:

✅ Automatyczne zarządzanie zgodami

✅ Gotowe szablony zgód

✅ Bezpieczne przechowywanie dokumentacji

✅ Współpraca z innymi specjalistami w ramach jednego programu z jasnym określeniem ról

Wypróbuj 14 dni za darmo i dołącz do 500+ terapeutów, którzy już korzystają z DobregoGabinetu!

Powrót do blogu