Odpowiedź na pytanie o konieczność posiadania dokumentów prawnych jest prostsza, niż mogłoby się wydawać. Kluczowe znaczenie ma tutaj pojęcie “usługi świadczonej drogą elektroniczną”. Brzmi skomplikowanie? W praktyce terapeutycznej oznacza to każdą sytuację, gdy wykorzystujemy internet w kontakcie z pacjentem.

Gabinet psychologiczny wymaga odpowiedniej dokumentacji compliance już wtedy, gdy na stronie internetowej umieszczamy prosty formularz kontaktowy. Trzeba w tym zakresie zadbać o odpowiednie zgody i poinformować o zasadach przetwarzania danych.

Podobnie logopeda, który przyjmuje zapisy przez system online, musi zadbać o politykę prywatności i regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

Psychoterapeuta prowadzący sesje przez Zoom czy Skype również podlega tym wymogom. Klient powinien mieć możliwość zapoznania się z regulaminem i polityką prywatności przed skorzystaniem z usług.

Warto pamiętać, że świadczenie usług terapeutycznych online to już standard, nie wyjątek. Pandemia przyspieszyła proces digitalizacji gabinetów, a pacjenci coraz częściej oczekują możliwości umówienia wizyty przez internet czy skorzystania z teleporady.

Dlatego właśnie regulamin świadczenia usług psychologicznych online stał się dokumentem, bez którego trudno wyobrazić sobie nowoczesną praktykę.

Regulamin gabinetu – więcej niż zbiór zasad

Dobrze przygotowany regulamin gabinetu terapeutycznego to dokument, który porządkuje relację z pacjentem od pierwszego kontaktu. Nie chodzi tylko o spełnienie obowiązków prawnych psychologa czy logopedy – dobry regulamin przede wszystkim ułatwia codzienną pracę i daje poczucie spokoju, tak aby swoją energię skoncentrować na pacjencie.

Wyobraźmy sobie sytuację: pacjent nie przychodzi na umówioną wizytę i nie uprzedza o swojej nieobecności. Bez jasnych zasad trudno rozmawiać na temat rekompensaty za stracony czas. Z kolei gdy w regulaminie gabinetu znajduje się zapis o konieczności odwołania wizyty, np. z 24-godzinnym wyprzedzeniem, sprawa staje się oczywista dla obu stron (choć nie mniej kontrowersyjna z punktu widzenia przepisów prawa). Utartą, dobrą praktyką jest bowiem, że odwołanie wizyty jest możliwe po wcześniejszym uzgodnieniu z terapeutą w odpowiednim czasie.

Pamiętaj jednak, że kwestie odwoływania wizyt są niezwykle delikatne z uwagi na prawo konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podawania przyczyny. Dodatkowo za klauzulę niedozwoloną uważane są postanowienia, które wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie niespełnione w całości lub części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania. Odwoływanie wizyt musi odbywać się na zasadach określonych w przepisach. Jeżeli nie masz pewności, jak postępować w takich sytuacjach, skontaktuj się z nami lub bezpośrednio z zaprzyjażnioną kancelarią prawną.

Wzór regulaminu dla psychoterapeuty powinien uwzględniać specyfikę pracy terapeutycznej. Czas trwania sesji, częstotliwość spotkań, zasady przerw wakacyjnych – wszystkie te kwestie warto uregulować na początku współpracy. W szczególności należy uwzględnić kwestie związane z poufnością, bezpieczeństwem danych oraz odwoływaniem wizyt. Dzięki temu unikamy nieporozumień i budujemy profesjonalną relację opartą na jasnych zasadach, co przynosi korzyści zarówno terapeucie, jak i klientom gabinetu.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Jak już wspomniano, w przypadku rejestracji wizyt online (np. na Twojej stronie internetowej), płatności online czy samej terapii online, nieodzowny staje się regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Obowiązek posiadania takiego regulaminu wprost wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Sprawdź: Efektywne zarządzanie czasem: Jak system rezerwacji online ułatwia planowanie dnia?

Regulamin powinien zawsze określać:

• Dane gabinetu - adres, adres email, nr telefonu, NIP.

• Rodzaj i zakres usług – precyzyjne określenie, jakie usługi są świadczone drogą elektroniczną i jakie czynności się na nie składają.

• Warunki świadczenia usług – wymagania techniczne, które musi spełnić użytkownik, oraz zasady korzystania z usług, w tym zakaz dostarczania treści bezprawnych.

• Zasady zawierania i rozwiązywania umowy – informacje o tym, jak użytkownik może zawrzeć umowę oraz w jakich przypadkach może ją rozwiązać; określenie momentu zawarcia umowy.

• Tryb postępowania reklamacyjnego – procedura składania reklamacji oraz sposób ich rozpatrywania.

• Ochrona danych osobowych – zasady przetwarzania danych zgodnie z RODO.

• Prawa i obowiązki stron – określenie, jakie prawa i obowiązki mają usługodawca i usługobiorca.

• Informacje o płatnościach – jeśli usługi mają charakter odpłatny, regulamin powinien zawierać zasady dokonywania płatności i zwrotów.

• Pouczenie o zagrożeniach - związanych z korzystaniem z usług elektronicznych.

• Postanowienia końcowe – m.in. informacje o zmianach regulaminu i sposobie jego udostępnienia.

Kontrakt terapeutyczny

Każda terapia jest usługą, wymaga zatem zawarcia stosownej umowy.

W przypadku psychoterapeutów zazwyczaj mówimy o kontrakcie terapeutycznym - fundamencie każdej profesjonalnej relacji terapeutycznej. Stanowi on nie tylko formalność, ale przede wszystkim narzędzie, które precyzyjnie określa zasady współpracy pomiędzy terapeutą a klientem. W kontrakcie powinny znaleźć się kluczowe informacje dotyczące celu terapii, sposobu jej prowadzenia, a także praw i obowiązków obu stron.

Dokument ten, jak każda umowa, wymaga zgody obu stron przed rozpoczęciem świadczenia usług. Można to zrobić podpisując tradycyjnie jego wersję papierową lub podpisem elektronicznym jego wersję elektroniczną. Nie ma oczywiście takiego wymogu. Często w praktyce kontrakt terapeutyczny ma formę ustną. Jako radca prawny zalecam jednak, aby to, na co się umawiamy, zawsze zostało spisane. W przeciwnym razie każdej ze stron trudno będzie egzekwować swoje prawa.

Warto zadbać, by kontrakt był zrozumiały i przejrzysty – to ułatwia komunikację i minimalizuje ryzyko nieporozumień. W kontrakcie należy również zawrzeć postanowienia dotyczące poufności, przestrzegania tajemnicy zawodowej oraz warunków finansowych, takich jak wysokość opłat za usługi i zasady ich regulowania.

Dobrze przygotowany kontrakt między terapeutą a klientem daje klientowi poczucie bezpieczeństwa i jasno określa, czego może oczekiwać w trakcie współpracy. Z kolei terapeucie zapewnia ochronę prawną i stanowi punkt odniesienia w przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy sporów związanych z realizacją umowy. To niezbędny element profesjonalnego świadczenia usług w gabinecie psychoterapeutycznym.

Terapia online dokumenty prawne

Terapia online przyniosła nowe wyzwania w zakresie dokumentów prawnych. Porada zdalna psychologa wymaga specjalnego regulaminu, który uwzględnia techniczne aspekty współpracy na odległość - wspominanego już wyżej regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Musimy określić wymagania sprzętowe, zasady postępowania przy problemach z połączeniem, w tym możliwość przerwania sesji z przyczyn technicznych, a także granice odpowiedzialności za jakość transmisji. Niezbędne jest również zabezpieczenie sesji online przed dostępem osób trzecich oraz ochrona danych pacjentów. Ponadto dokumenty, takie jak wyniki testów czy materiały terapeutyczne, przechowywane na dysku komputera, muszą być odpowiednio zabezpieczone.

Pamiętaj, że w komunikacji online należy korzystać z bezpiecznych kanałów wymiany wiadomości, takich jak szyfrowane platformy czy e-maile, aby zapewnić poufność informacji.

Dokumenty prawne dla terapii online powinny także określać, w jakich sytuacjach teleporada nie jest wskazana. Niektóre stany wymagają kontaktu bezpośredniego, o czym pacjent powinien być poinformowany przed rozpoczęciem współpracy online. Regulamin świadczenia usług terapeutycznych w formie zdalnej stanowi więc nie tylko zabezpieczenie prawne, ale także element edukacji pacjenta, a także powinien zawierać procedurę postępowania reklamacyjnego.

Na marginesie warto wskazać, że działania promocyjne w mediach społecznościowych odgrywają istotną rolę w budowaniu widoczności i pozyskiwaniu nowych klientów dla usług terapeutycznych online.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: Terapeuta w mediach społecznościowych? Jak docierać do pacjentów?

Polityka prywatności – fundament zaufania

W zawodach zaufania ochrona danych pacjenta ma znaczenie fundamentalne. Polityka prywatności psychoterapeuty czy logopedy to dokument, który szczegółowo wyjaśnia, jak dbamy o powierzone nam informacje. To szczególnie istotne w kontekście pracy terapeutycznej, gdzie przetwarzamy dane wrażliwe dotyczące zdrowia psychicznego i historii życiowej pacjentów.

Dokumenty RODO w psychoterapii wykraczają poza samą politykę prywatności. Obejmują również procedury bezpieczeństwa, sposób przechowywania dokumentacji, zasady udostępniania danych innym specjalistom, gdy np. musisz zlecić dodatkowe konsultacje.

Dla logopedy polityka często musi uwzględniać specyfikę pracy z dziećmi i konieczność kontaktu z rodzicami czy opiekunami.

Warto w tym kontekście przypomnieć, że możliwość korzystania z usług psychologicznych, psychoterapeutycznych czy logopedycznych przez osoby nieposiadające pełnej zdolności do czynności prawnych uzależniona jest od wyrażenia pisemnej zgody przez ich prawnych opiekunów. Choć ostatnia nowelizacja przepisów prawa ma umożliwić skorzystanie z porady psychologicznej dzieciom od lat 13 bez uprzedniej zgody rodziców.

W praktyce, w indywidualnych gabinetach polityka prywatności może sprowadzać się do realizacji obowiązku informacyjnego połączonego z polityką plików cookie, jeżeli Twój gabinet ma stronę internetową. W większych placówkach wymagany może być dodatkowy dokument wewnętrzny regulujący zasady przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji pacjentów.

Dokumentacja w większych placówkach

Dokumenty prawne ośrodka terapeutycznego mają szerszy zakres niż te wymagane w jednoosobowym gabinecie. Placówka zatrudniająca kilku specjalistów musi zadbać o spójność procedur, jasny podział odpowiedzialności oraz zasady współpracy między terapeutami.

W ośrodku terapeutycznym kluczowe znaczenie ma również kwestia dostępu do dokumentacji pacjentów. Który specjalista może zapoznać się z historią leczenia? W jakich sytuacjach dopuszczalne jest konsultowanie przypadku z kolegami?

Terapeuci regularnie poddają swoją pracę superwizji, aby zapewnić wysoką jakość usług psychoterapeutycznych. Superwizor zgodnie z zasadami tajemnicy zawodowej ma dostęp do danych wyłącznie w celu wsparcia terapeuty, a stosowane są procedury mające uniemożliwić superwizorowi identyfikację pacjenta podczas omawiania przypadków. Wszystkie te kwestie wymagają jasnych uregulowań, które chronią zarówno pacjentów, jak i terapeutów.

Polityka cookie strony internetowej

Jeśli posiadasz stronę internetową gabinetu, polityka cookies staje się kolejnym obowiązkowym dokumentem. Odpowiedniego zabezpieczenia prawnego wymaga bowiem także przetwarzanie danych osobowych użytkowników strony internetowej. Witryna internetowa jest kluczowym narzędziem komunikacji z pacjentami, na której zamieszczane są informacje o usługach, cennik, polityka prywatności oraz inne niezbędne dokumenty. Może wydawać się to przesadą – w końcu to tylko mała strona wizytówka. Jednak nawet podstawowe narzędzia analityczne czy formularze kontaktowe wykorzystują pliki cookies, co wymaga poinformowania o tym użytkowników.

Brak odpowiedniej polityki cookies w gabinecie może skutkować karami finansowymi. Co więcej, przejrzystość w tej kwestii buduje profesjonalny wizerunek. Pacjenci doceniają, gdy traktujemy poważnie wszystkie aspekty ochrony ich prywatności, nawet te związane z odwiedzinami strony internetowej.

Odezwij się do nas, jeżeli potrzebujesz wzoru polityki plików cookie. Jeżeli natomiast potrzebne są Ci dodatkowe konsultacje w zakresie odpowiedniego wypełnienia dokumentu czy też jego dostosowania do indywidualnych potrzeb, napisz bezpośredno do mnie.

Płatności online a wymogi prawne

Coraz więcej gabinetów wprowadza możliwość płatności online. To wygodne rozwiązanie zarówno dla pacjentów, jak i terapeutów. Jednak wdrożenie płatności elektronicznych wymaga odpowiedniego regulaminu, który określa moment realizacji płatności, zasady zwrotów (w tym zwrot środków w przypadku problemów z realizacją płatności z przyczyn technicznych) oraz sposób reklamacji.

Psychoterapeuta przyjmujący płatności kartą czy BLIKiem musi jasno określić swoje obowiązki prawne związane z transakcjami elektronicznymi, w tym obowiązek ochrony klientów podczas świadczenia usług online.

Pacjenci powinni wiedzieć, kiedy płatność zostanie zrealizowana, co się stanie w przypadku problemów technicznych oraz jak wygląda proces reklamacji. W przypadku sporu klienci mają prawo skorzystać z dostępnych środków ochrony konsumentów.

Pamiętaj, że dostawcy usług płatności online wymagają odpowiednio zredagowanych regulaminu oraz polityki RODO. Dokumenty te są weryfikowane w momencie rejestracji u danego operatora płatności.

Pomagamy w przygotowaniu tego rodzaju dokumentów. Dlatego jeżeli ich nie posiadasz lub nie spełniają one wymogów prawnych, odezwij się do nas, a chętnie Ci pomożemy.

Pamiętaj, dzięki DobremuGabinetowi możesz wygodnie przyjmować płatności online od swoich pacjentów i klientów, a program automatycznie oznaczy spotkanie jako opłacone po dokonaniu płatności.

Praktyczne podejście do dokumentów prawnych

Zamiast traktować dokumenty jako zło konieczne, warto spojrzeć na nie jak na narzędzia usprawniające praktykę. Jasne zasady odwoływania wizyt oszczędzają trudnych rozmów.

Przejrzysta polityka buduje zaufanie od pierwszego kontaktu. Regulamin porad online pozwala skupić się na terapii, nie na rozwiązywaniu problemów technicznych. Wdrożenie odpowiednich dokumentów umożliwia rozwiązywanie kwestii formalnych w czasie krótszym niż przy tradycyjnych metodach.

Gabinet psychologiczny z dobrze przygotowanymi dokumentami compliance funkcjonuje sprawniej. Pacjenci wiedzą, czego się spodziewać, a terapeuta może skupić się na swojej pracy i rozwoju relacji z pacjentami. To inwestycja, która zwraca się poprzez redukcję stresu i zwiększenie profesjonalizmu.

Dowiedz się przy tym, jak dobry system do zarządzania gabinetem taki jak DobryGabinet redukuje stres oraz oszczędza czas i pieniądze. Jedna z naszych klientek, dzięki dostępnej w programie analityce oraz odpowiedniemu zredagowaniu dokumentów prawnych w zakresie odwoływania wizyt, obniżyła straty finansowe aż o 70%!

Przekonaj się, ile Ty możesz zyskać i wypróbuj DobryGabinet przez 14 dni za darmo!

Jak wdrożyć niezbędne dokumenty?

Pierwszy krok to analiza własnej praktyki. Czy oferujesz możliwość rejestracji online? Prowadzisz tele- lub videoporady? Przyjmujesz płatności elektroniczne? Każda z tych usług wymaga odpowiednich uregulowań prawnych.

Następnie warto zdecydować, czy przygotować dokumenty samodzielnie, czy skorzystać z profesjonalnej pomocy. O ile internet oferuje wiele darmowych wzorów, pamiętajmy, że każda praktyka ma swoją specyfikę. Uniwersalny szablon może nie uwzględniać istotnych dla nas kwestii.

W Dobrym Gabinecie oferujemy gotowe rozwiązania dostosowane do potrzeb psychologów, psychoterapeutów i logopedów. Nasze wzory dokumentów uwzględniają specyfikę pracy terapeutycznej, a klienci mogą liczyć na preferencyjne warunki i wsparcie we wdrożeniu. Sprawdź jak DobryGabinet pomógł gabinetowi terapeutycznemu "Siedem Zmysłów" w lepszej organizacji pracy oraz kwestiach prawnych.

Pamiętaj, że przygotowane dokumenty powinny być dostępne zarówno w gabinecie, jak i na stronie internetowej Twojego gabinetu lub ośrodka.

Dokumenty jako element rozwoju gabinetu

Profesjonalne dokumenty prawne to nie tylko ochrona przed problemami – to także element budowania marki gabinetu. Pacjenci coraz częściej zwracają uwagę na profesjonalizm już na etapie pierwszego kontaktu. Strona internetowa z przejrzystą polityką, jasny regulamin współpracy, możliwość płatności online – wszystko to buduje wizerunek nowoczesnego, dobrze zorganizowanego gabinetu.

Dodam przy tym, że nieraz w mojej praktyce radcy prawnego spotkałem się z sytuacją, w której niezadowolony klient pomimo najlepszych efektów terapii, nie mając argumentów merytorycznych, rozliczał terapeutę z posiadanych przez niego dokumentów prawnych. Lepiej oszczędzić sobie tego rodzaju nieprzyjemnych sytuacji i być na to przygotowanym.

Warto też pamiętać o regularnej aktualizacji dokumentów. Prawo się zmienia, rozwija się nasza praktyka, pojawiają się nowe formy świadczenia usług. Dokumenty powinny nadążać za tymi zmianami, aby skutecznie spełniać swoją rolę.

Nie wiesz, czy Twoje dokumenty wymagają aktualizacji? Skontaktuj się ze mną, a wszystko stanie się jasne!

Podsumowanie: prawo jako sprzymierzeniec terapeuty

Dokumenty prawne w gabinecie psychologa, psychoterapeuty czy logopedy to nie biurokratyczny obowiązek, ale praktyczne narzędzie. Dobrze przygotowane, ułatwiają codzienną pracę, chronią przed problemami i budują profesjonalny wizerunek.

Nie warto odkładać tej kwestii na później. Im szybciej zadbamy o odpowiednie dokumenty, tym szybciej poczujemy korzyści płynące z uporządkowania formalnej strony praktyki. A gdy formalności są dopięte na ostatni guzik, możemy w pełni skupić się na tym, co najważniejsze – pomaganiu pacjentom.

W Dobrym Gabinecie wspieramy specjalistów w prowadzeniu praktyki zgodnie z wymogami prawnymi.

Oferujemy nie tylko wzory dokumentów, ale także kompleksowe rozwiązania ułatwiające zarządzanie gabinetem w zgodzie z przepisami.

Skontaktuj się z nami i przekonaj się, jak łatwo można połączyć profesjonalizm z wygodą.

Wypróbuj DobryGabinet przez 14 dni za darmo

Umów prezentację systemu