W gabinecie terapeutycznym - czy to psychoterapeuty, psychologa czy logopedy - pytania o paragony, faktury i kasę fiskalną wracają jak bumerang. Prowadzenie własnej działalności gospodarczej umożliwia nie tylko niezależność, ale także rozwój zawodowy poprzez podnoszenie kwalifikacji i zdobywanie nowych umiejętności, co przekłada się na konkurencyjność na rynku oraz możliwość korzystania z kosztów uzyskania przychodu. Płatność gotówką „po sesji”, przelewem „następnego dnia”, BLIK-iem albo kartą online - każdy z tych wariantów wymaga prawidłowego udokumentowania. Ten tekst odpowiada na najczęstsze pytania stawiane przez terapeutów prowadzących prywatne gabinety: kiedy paragon czy faktura w gabinecie są wymagane, dlaczego o wyborze decyduje status pacjenta oraz jakie zwolnienia obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługują terapeutom. Wyjaśniamy także, jak rozliczenia gabinetu psychologicznego zorganizować zgodnie z przepisami, kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa, a kiedy możesz z niej legalnie zrezygnować. Warto dodać, że prowadzenie gabinetu psychologicznego w domu pozwala na większą elastyczność i oszczędności, zwłaszcza w kontekście rosnącej popularności terapii online. Na koniec pokazujemy, jak DobryGabinet automatyzuje wystawianie faktur i paragonów, żebyś mógł skupić się na terapii, a nie na formalnościach.
Wprowadzenie do działalności gospodarczej w gabinecie terapeutycznym
Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej w gabinecie terapeutycznym to kluczowy krok dla psychologów, psychoterapeutów i logopedów, którzy chcą samodzielnie prowadzić praktykę i rozwijać się zawodowo. Prowadzenie działalności gospodarczej daje nie tylko większą niezależność, ale także umożliwia legalne rozliczanie przychodów, korzystanie z ulg podatkowych oraz budowanie marki osobistej. Aby rozpocząć własną działalność gospodarczą, należy dopełnić kilku formalności: wybrać odpowiednią formę opodatkowania, zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), uzyskać numer NIP oraz zadbać o zgłoszenie do ZUS. Warto już na starcie przemyśleć, jaką formę opodatkowania wybrać, jakie będą obowiązki związane z prowadzeniem księgowości oraz jakie ubezpieczenia będą niezbędne w codziennej pracy. Dobrze zaplanowana działalność gospodarcza to podstawa stabilnego rozwoju gabinetu terapeutycznego i bezpieczeństwa finansowego.
Rejestracja i formalności – jak założyć gabinet
Założenie gabinetu terapeutycznego wymaga rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG. Proces ten jest prosty i można go przeprowadzić online lub w urzędzie gminy. Wypełniając formularz CEIDG-1, podajesz kluczowe informacje o działalności gospodarczej: nazwę firmy, adres siedziby gabinetu, zakres świadczonych usług oraz dane kontaktowe. Po złożeniu wniosku otrzymujesz numer NIP, który jest niezbędny do wystawiania faktur i rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego kodu PKD, który precyzyjnie określa rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej – dla psychologów, psychoterapeutów i logopedów najczęściej będzie to PKD 86.90.E (pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowana). Po rejestracji należy zgłosić się do ZUS jako płatnik składek oraz zadbać o wszelkie formalności związane z prowadzeniem gabinetu, takie jak wynajem lokalu czy przygotowanie dokumentacji do rozliczania kosztów firmowych. Prawidłowo przeprowadzona rejestracja to pierwszy krok do legalnego i sprawnego funkcjonowania gabinetu.
Sprawdź nas pełen przewodnik Jak w 10 krokach otworzyć gabinet psychologiczny i prowadzić go z powodzeniem.
Formy opodatkowania dla psychologa, psychoterapeuty i logopedy
Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji przy zakładaniu działalności gospodarczej w gabinecie terapeutycznym. Psycholog, psychoterapeuta czy logopeda mogą wybrać spośród kilku opcji: skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa pozwala na rozliczanie kosztów uzyskania przychodu i korzystanie z ulg podatkowych, a wysokość podatku zależy od osiąganych dochodów. Podatek liniowy to stała stawka 19%, niezależnie od wysokości dochodów, ale bez możliwości korzystania z większości ulg. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek liczony jest od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Wybierając formę opodatkowania, warto przeanalizować specyfikę swojej działalności gospodarczej, przewidywane przychody i koszty związane z prowadzeniem gabinetu, a także skonsultować się z doradcą podatkowym, by zoptymalizować obciążenia podatkowe i wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do indywidualnych potrzeb.
Rejestracja w ZUS – obowiązki ubezpieczeniowe
Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą w gabinecie terapeutycznym ma obowiązek rejestracji w ZUS. Po zarejestrowaniu działalności w CEIDG należy zgłosić się do ZUS jako płatnik składek, co umożliwia korzystanie z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. W trakcie rejestracji wybierasz odpowiedni kod PKD, który określa rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Regularne opłacanie składek ZUS jest niezbędne do zachowania ciągłości ubezpieczenia oraz korzystania z opieki zdrowotnej. Warto również rozważyć wykupienie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, które chroni przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pacjentów i zabezpiecza przed nieprzewidzianymi stratami finansowymi związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dobrze zaplanowane ubezpieczenia to gwarancja bezpieczeństwa zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pacjentów.
Podoba Ci się co czytasz?
Otrzymuj więcej wysokiej jakości materiały wprost do twojej skrzynki pocztowej.
Rozwijaj się z nami!
Zapisz się na naszego newslettera!
Koszty firmowe i rozliczanie kosztów w gabinecie
Prowadzenie działalności gospodarczej w gabinecie terapeutycznym wiąże się z ponoszeniem różnorodnych kosztów firmowych, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Do najczęstszych wydatków należą: wynajem gabinetu, zakup materiałów biurowych, wyposażenie gabinetu, koszty marketingu i reklamy, a także wydatki na doskonalenie zawodowe czy materiały dydaktyczne. Wszystkie te koszty, odpowiednio udokumentowane, obniżają podstawę opodatkowania i pozwalają zoptymalizować rozliczenia podatkowe. Warto prowadzić ewidencję środków trwałych, co umożliwia rozliczanie kosztów amortyzacji większych zakupów, takich jak sprzęt komputerowy czy meble. Należy również pamiętać o obowiązku korzystania z kasy fiskalnej w przypadku przekroczenia określonych limitów lub przy płatnościach gotówkowych – kasa fiskalna jest niezbędna do prawidłowego wystawiania faktur i rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Systematyczne prowadzenie dokumentacji i kontrola kosztów firmowych to podstawa sprawnego zarządzania finansami gabinetu terapeutycznego.
Sprawdź także jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha.
Kiedy paragon, a kiedy faktura? Podstawy dokumentowania płatności
O rodzaju dokumentu nie decyduje sposób zapłaty, lecz status nabywcy. Jeśli Twoim klientem jest przedsiębiorca lub instytucja (szkoła, poradnia, przychodnia, firma) i podaje NIP, wystawiasz fakturę. Faktura psychoterapeuty czy faktura za terapię logopedyczną w obrocie gospodarczym zastępuje paragon – nie drukujesz go dodatkowo do tej samej transakcji. W rozliczeniach gabinetu terapeutycznego to najwygodniejszy model współpracy z klientami instytucjonalnymi: np. w DobrymGabinecie dane pobierasz bezpośrednio z kartoteki pacjenta, na fakturze wskazujesz rodzaj świadczonej terapii (logopedyczna, psychologiczna, psychoterapia) i datę sesji, a dokument wysyłasz e-mailem. Jeżeli instytucja lub firma finansuje terapię swojego podopiecznego czy pracownika, dane nabywcy i odbiorcy będą się różnić: nabywcą jest podmiot finansujący z pełnymi danymi firmowymi, a w opisie usługi wskazujesz imię i nazwisko osoby korzystającej z terapii. Tak przygotowana faktura realizuje cele podatkowe po stronie płatnika, a w Twojej dokumentacji porządkuje historię rozliczeń konkretnego pacjenta.
Jeśli pacjent jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności, standardem w modelu z kasą fiskalną jest paragon po każdej wizycie. Taki pacjent może poprosić o fakturę - wtedy ją wystawiasz, ale wciąż dbasz, by cała sprzedaż była poprawnie ujęta w Twojej ewidencji. Warto mieć prostą ścieżkę: z kartoteki pacjenta pobierasz dane bezpośrednio do faktury dla osoby prywatnej, a system automatycznie dołącza ją do historii wystawionych faktur. Dzięki temu dokumenty potrzebne dla ubezpieczyciela albo uzyskania dofinansowania u pracodawcy przygotujesz bez sięgania do segregatora z wydrukami.
Przy klientach firmowych pamiętaj o jednym detalu, który w praktyce decyduje o zgodności dokumentów: NIP musi pojawić się przed sprzedażą. Jeżeli wydrukujesz paragon bez NIP, a potem klient poprosi o fakturę, wystawienie „faktury do paragonu" będzie niedopuszczalne. Sposobem na uniknięcie błędów jest pytanie o NIP już podczas rejestracji pierwszej wizyty. Warto też wiedzieć, że przy niskich kwotach sesji do 450 zł (100 euro) paragon z NIP może pełnić funkcję faktury uproszczonej. W realiach gabinetu terapeutycznego wygodniej jednak od razu wystawić pełną fakturę psychoterapeuty dla firmy, bo upraszcza to życie obu stronom i eliminuje wątpliwości przy rozliczeniach rocznych.
Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności, ma prawo poprosić o fakturę do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę. Ta prosta reguła dobrze funkcjonuje, gdy dane do faktury możesz zaciągnąć bezpośrednio z kartoteki pacjenta i historii wizyt: nie tracisz czasu na ręczne przepisywanie danych, a całość ląduje w jednym rejestrze.
Formy płatności a dokumentacja fiskalna
Pamiętaj, że zawsze masz obowiązek udokumentowania sprzedaży, niezależnie od sposobu płatności przez pacjenta. Obowiązek ten dotyczy sprzedaży zarówno towarów jak i usług, zgodnie z przepisami podatkowymi. Zmieniają się tylko technikalia: moment, w którym powinien pojawić się dokument oraz to, czy masz obowiązek korzystać z kasy. Gdy płatność następuje gotówką lub kartą na miejscu, porządek jest najprostszy: sesja się kończy, a pacjent otrzymuje odpowiedni dokument. Dla osoby prywatnej będzie to paragon z Twojej kasy fiskalnej; dla przedsiębiorcy faktura. Dzięki temu w ewidencji nie ma „dziur” między wizytą a dokumentem, a pacjent wychodzi z gabinetu z potwierdzeniem.
Przy przelewie po wizycie kluczowa jest data wykonania usługi. Jeśli ewidencjonujesz sprzedaż na kasie, ujmujesz ją zgodnie z datą sesji i niezwłocznie wystawiasz paragon. Jeżeli pacjent będący osobą prywatną poprosi o fakturę, przygotowujesz ją na żądanie, również łącząc datę i opis z faktycznie wykonaną usługą. W przypadku przedsiębiorcy fakturę wystawiasz z automatu; moment wpływu środków nie przesądza o dacie sprzedaży na dokumencie.
Coraz częściej gabinety przechodzą na płatności online: BLIK, szybkie przelewy, karta w internecie. W ewidencji traktujemy je jak rozliczenia bezgotówkowe. Z perspektywy gabinetu najważniejsze jest, aby dało się jednoznacznie powiązać wpływ z konkretną wizytą i pacjentem. Jeżeli korzystasz z kasy online, naturalnym uzupełnieniem stają się e-paragony. Wysyłasz je pacjentowi po wyrażeniu przez niego zgody na taką formę otrzymywania dokumentów. To nie jest wydruk z Worda wysłany w PDF - e-paragon powstaje w kasie i w taki sam sposób podlega fiskalizacji.
W praktyce pojawiają się też przedpłaty i pakiety. Jeżeli prowadzisz ewidencję na kasie fiskalnej, wpływ zaliczki od osoby prywatnej wymaga wystawienia paragonu zaliczkowego w dacie otrzymania środków, a po odbyciu wizyty rozliczenia tej zaliczki w dokumencie końcowym. Gdy klientem jest firma, standardem są odpowiednio faktury zaliczkowe i końcowe. Pokusa, aby „domknąć” pakiet jednym dokumentem, jest duża, ale zwykle prowadzi do chaosu. W modelu bez kasy, gdy spełniasz warunki zwolnienia dla obrotu bezgotówkowego, wciąż prowadzisz rzetelną ewidencję wpływów i wystawiasz faktury firmom, a osobom prywatnym faktury na żądanie. To prosty system poddający się łatwej kontroli, ponieważ każdy wpływ jest przypisany do realnej wizyty pacjenta.
Specyfika rozliczeń w różnych typach gabinetów terapeutycznych
Niezależnie czy prowadzisz gabinet psychoterapeutyczny, psychologiczny czy logopedyczny, zasady dokumentowania sprzedaży pozostają takie same. Rozliczenia różnią się głównie przy współpracy instytucjonalnej. Warto pamiętać, że szczegółowe zasady rozliczeń zależą od rodzaju usług świadczonych w danym gabinecie terapeutycznym, co wpływa m.in. na możliwość skorzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych oraz na specyficzne warunki podatkowe. Logopedzi mogą wystawiać faktury za terapię logopedyczną dla szkół, przedszkoli i poradni psychologiczno-pedagogicznych finansujących terapię dzieci. Psycholodzy współpracują z firmami w zakresie badań pracowniczych czy warsztatów, gdzie kasa fiskalna psychologa często nie jest potrzebna przy rozliczeniach B2B. Psychoterapeuci rozliczają się z ośrodkami zdrowia, fundacjami czy pracodawcami finansującymi terapię pracowników. We wszystkich tych przypadkach kluczowe jest prawidłowe wystawienie faktury z NIP instytucji finansującej, nawet gdy odbiorcą usługi jest konkretna osoba. Na fakturze jako nabywcę wskazujesz instytucję z jej pełnymi danymi, a w opisie usługi podajesz imię i nazwisko osoby korzystającej z terapii. Taki dokument spełnia wymogi podatkowe po stronie płatnika i porządkuje Twoją ewidencję.
Płatności bezgotówkowe a zwolnienie z kasy fiskalnej 2025
Czy w przypadku płatności wyłącznie przelewem i online można zrezygnować z kasy fiskalnej? Tak, przepisy przewidują zwolnienie, które w praktyce sprawdza się w gabinetach terapeutycznych. Kasa fiskalna nie jest potrzebna, gdy spełniasz dwa warunki. Po pierwsze, wszystkie należności muszą wpływać bezgotówkowo na rachunek. Po drugie, z ewidencji i dowodów zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej usługi dotyczyła płatność i kto jej dokonał. Jeżeli spełniasz oba warunki, możesz prowadzić gabinet bez kasy także wtedy, gdy roczny obrót z osobami prywatnymi przekroczy próg zwolnienia „obrotowego”. To zwolnienie dotyczy równie psychologów, psychoterapeutów i logopedów. Dodatkowo, niektóre gabinety mogą korzystać także ze zwolnienia podmiotowego, jeśli spełniają określone limity obrotu – zwolnienie to przysługuje podmiotom, które nie przekroczyły rocznego limitu sprzedaży określonego w przepisach.
Różnicę robią karty płatnicze w terminalu stacjonarnym. Część urzędów traktuje płatność kartą jako rozliczenie równoważne przelewowi, inne podchodzą do tematu ostrożniej. Jeżeli chcesz pewnie korzystać ze zwolnienia „bezgotówkowego”, najbezpieczniej opierać rozliczenia gabinetu terapeutycznego na płatnościach online i BLIK-u. Jeżeli zależy Ci na kartach w gabinecie, rozważ kasę online z e-paragonami. To rozwiązanie usuwa spór interpretacyjny i bywa po prostu wygodniejsze dla pacjentów, którzy po sesji mogą oczekiwać potwierdzenia płatności „od ręki”.
Dobrym zwyczajem w modelu bezgotówkowym jest standard tytułów przelewów. Jeśli w każdym przelewie widnieje imię i nazwisko pacjenta, data wizyty i krótki opis typu „sesja psychoterapii” czy „terapia logopedyczna”, wszystko jest jasne. W razie potrzeby łatwo odtworzysz historię rozliczeń danego pacjenta i zidentyfikujesz, które płatności dotyczą zaliczek, a które rozliczeń końcowych. W takim układzie łatwo wykażesz, że wpływy logicznie odpowiadają historii wizyt.
Kasa fiskalna: limity, wyjątki i fiskalizacja kasy fiskalnej
Limit 20 000 zł oznacza, że dopóki Twój roczny przychód uzyskany ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych nie przekroczy tej kwoty, możesz korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Kasa fiskalna staje się obowiązkowa po przekroczeniu tego progu. Jeśli rozpoczniesz działalność w trakcie roku, limit liczysz proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności. Po przekroczeniu progu co do zasady zaczynasz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej (chyba że wszystkie płatności otrzymujesz bezgotówkowo i da się je zidentyfikować - wtedy wciąż możesz działać bez kasy). Taka konstrukcja dobrze sprawdza się w gabinetach online lub tych, które preferują płatności online zamiast gotówki.
Pytanie o to, czy terapeuci podlegają szczególnym wymogom jak lekarze i dentyści, powraca regularnie. Odpowiedź brzmi: psychoterapeuci, psycholodzy i logopedzi nie są lekarzami w rozumieniu tych przepisów, dlatego obowiązują ich zasady ogólne. W praktyce daje to elastyczność: możesz stosować zarówno limit 20 000 zł, jak i zwolnienie dla płatności bezgotówkowych, o ile realnie spełniasz jego warunki. Zawsze warto jednak skonsultować się z księgowym, a w większych ośrodkach spisać procedurę, tak aby każdy w zespole dokumentował sprzedaż w ten sam sposób.
Jeśli kasa jest potrzebna, zadbaj o fiskalizację kasy fiskalnej i podstawowe formalności. Fiskalizacja polega na aktywacji pamięci urządzenia przez serwisanta i przypisaniu kasy do Twojego NIP. Fiskalizacja w gabinecie terapeutycznym to proces jednorazowy - po fiskalizacji kasy masz 7 dni na zgłoszenie urządzenia do urzędu skarbowego. Dalsza praca to powtarzalny rytm: po każdym dniu raport dobowy, po zakończeniu miesiąca raport miesięczny. W kasach online wiele procesów jest zautomatyzowanych, ale odpowiedzialność za kompletność i archiwizację spoczywa na Tobie. Warto od razu ułożyć zasady dla paragonów zaliczkowych, e-paragonów (wraz z odbieraniem zgód od pacjentów) i sytuacji „paragon czy faktura“ przy pierwszej wizycie pacjenta firmowego.
Kiedy wystawić dokument sprzedaży? Praktyka w gabinecie terapeutycznym
Najmniej problemów jest wtedy, gdy dokumenty księgowe są wystawiane niezwłocznie po odbytej wizycie. Płatność na miejscu potwierdzasz od razu paragonem w przypadku osoby prywatnej albo fakturą, jeżeli pacjent działa jako firma. Przy przelewie po wizycie musisz dopilnować, by sprzedaż była udokumentowana w dacie wykonania usługi, a nie dopiero w dniu wpływu. Zaliczki traktujesz zgodnie z ich charakterem: dla osób prywatnych wystawiasz paragon zaliczkowy i później rozliczasz go po sesji; dla firm fakturę zaliczkową i fakturę końcową po wykonaniu świadczenia. Pakiety opłacone z góry nie zwalniają z dokumentowania każdej zrealizowanej sesji - regularne dokumentowanie wizyt zapewnia porządek w ewidencji nie tylko na wypadek ewentualnej kontroli, ale także na własne potrzeby. Te same zasady obowiązują również w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej – niezależnie od formy działalności, należy rzetelnie dokumentować każdą wizytę. Pomocny w tym zakresie okaże się elektroniczny kalendarz wizyt (np. dobrygabinet.com), w którym wszystkie spotkania, zarówno zaplanowane jak i już odbyte, są zawsze dostępne.
Jeżeli osoba prywatna po czasie prosi o fakturę, pamiętaj o trzymiesięcznym terminie liczonym od końca miesiąca wykonania usługi.
Dla terapii online obowiązują te same zasady. To, że spotkanie odbywa się online, nie zmienia ani rodzaju dokumentu, ani momentu dokumentowania wykonanej usługi. Jeśli pacjent jako osoba prywatna płaci przelewem przed sesją, a pracujesz z kasą fiskalną, wystawiasz paragon zaliczkowy w dacie wpływu i końcowy dokument po odbytej wizycie. Jeżeli opierasz rozliczenia wyłącznie na przelewach i korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej, ewidencja płatności wraz z fakturami „na żądanie” wystarczy, o ile da się jednoznacznie przypisać wpływy do wizyt.
Podoba Ci się co czytasz?
Otrzymuj więcej wysokiej jakości materiały wprost do twojej skrzynki pocztowej.
Rozwijaj się z nami!
Zapisz się na naszego newslettera!
Częste pułapki i jak ich uniknąć
Pierwszą jest scenariusz „najpierw paragon, a potem faktura dla firmy”. Jeżeli paragon nie zawiera NIP nabywcy, wystawienie do niego faktury na dane firmowe jest niedopuszczalne. Sposób na uniknięcie problemu jest banalny: zbieraj NIP przed sprzedażą.
Druga pułapka to utożsamianie e-paragonu z dowolnym plikiem PDF. E-paragon jest wystawiany przez kasę online i trafia do pacjenta za jego zgodą ustaloną drogą, zwykle e-mailem. Zwykły wydruk paragonu zapisany w PDF nie spełnia tej definicji.
Trzecią pułapką są pakiety rozliczane „jednym machnięciem”. Jeżeli korzystasz z kasy fiskalnej, każda zaliczka wymaga właściwego ujęcia; jeśli działasz bez kasy, porządek zapewnia rzetelna ewidencja przelewów przypisanych do konkretnych wizyt.
Na końcu pozostaje jeszcze obszar kart płatniczych. Jeśli pacjenci oczekują płatności kartą, mimo wszystko rozważ kasę fiskalną w wersji online (mimo że płatność kartą jako bezgotówkowa co do zasady kwalifikuje się do zwolnienia z kasy fiskalnej 2025). Zdejmuje to z Ciebie ciężar interpretacji, a pacjentom daje wygodę. Pamiętaj jednak, że nieprawidłowe stosowanie zwolnień z kasy fiskalnej, np. bez spełnienia wszystkich warunków określonych w przepisach, może skutkować poważnymi konsekwencjami podczas kontroli podatkowej.
Procedury i dokumentacja wewnętrzna - dlaczego warto je mieć
Nawet w jednoosobowym gabinecie dobrze działa krótka, spisana procedura rozliczeń. Wystarczy kilka akapitów: jak identyfikujesz klienta firmowego, kiedy prosisz o NIP, jaką ścieżką powstaje faktura psychoterapeuty, w jaki sposób i kiedy wystawiasz paragon, co robisz przy zaliczkach i pakietach oraz kto i jak wysyła e-paragony. Taki dokument jest mapą dla Ciebie i dla ewentualnych współpracowników. W razie kontroli pokazujesz, że Twoje praktyki są powtarzalne, logiczne i zgodne z przepisami. A jeżeli zmienia się organizacja pracy, na przykład przechodzisz w pełni na rozliczenia bezgotówkowe korzystając ze zwolnienia z kasy fiskalnej 2025, aktualizujesz procedurę i działasz dalej zgodnie z nią.
KSeF - co się zmieni i jak się przygotować
Krajowy System e-Faktur to centralny rejestr, przez który docelowo będą przechodzić faktury ustrukturyzowane. W momencie publikacji tego tekstu obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Już teraz warto pracować w systemie, który potrafi wysyłać faktury elektronicznie, przechowywać ich historię oraz pobierać dane nabywcy bezpośrednio z kartoteki pacjenta. Gdy KSeF stanie się obowiązkowy, przejście będzie sprowadzało się do włączenia integracji i krótkiego przeszkolenia zespołu, a nie do wywrócenia procesu fakturowania w Twoim gabinecie do góry nogami.
Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: KSeF 2026 dla psychologów, logopedów i psychoterapeutów – obowiązki, zwolnienia i integracja KSeF gabinet
Jak DobryGabinet pomaga spełniać obowiązki fiskalne?
DobryGabinet został zaprojektowany pod realia prywatnych gabinetów i ośrodków terapeutycznych. System automatyzuje rozliczenia w gabinetach psychologicznych i logopedycznych, współpracuje z kasami fiskalnymi, obsługuje płatności bezgotówkowe. W praktyce oznacza to dwa rezultaty od razu: upraszczasz wystawianie dokumentów i porządkujesz ewidencję.
Gdy pacjent działa jako firma, fakturę wystawiasz w kilka sekund - system podpowiada dane nabywcy, łączy dokument z konkretną wizytą i pozwala wysłać go e-mailem. Przy osobach prywatnych decydujesz, czy wystawiasz paragony, czy korzystasz ze zwolnienia bezgotówkowego. Jeśli masz kasę fiskalną, system współpracuje z drukarkami fiskalnymi i usługami obsługującymi e-paragony. Po oznaczeniu wizyty jako opłaconej wybierasz dokument, jaki chcesz wystawić, a dane sprzedaży nie muszą być wpisywane ręcznie. Jeżeli działasz bez kasy, w rejestrach widzisz pełny obraz: wpływy na rachunek, przypisane wizyty, faktury na żądanie pacjentów i gotowe zestawienia do księgowości.
Dużym atutem jest koordynacja kalendarza, płatności i dokumentów sprzedaży. Wiesz, czy pacjent już zapłacił, czy dopiero czekasz na przelew; widzisz, komu wystawić paragon , a komu fakturę. Jeśli pracujesz w zespole, wszyscy terapeuci działają według tych samych reguł, system prowadzi ich przez właściwą kolejność kroków, zmniejszając ryzyko błędów. Równocześnie przygotowujesz się do KSeF: dzięki integracji z Fakturownią, już dzisiaj DobryGabinet gotowy jest na KSeF.
Podoba Ci się co czytasz?
Otrzymuj więcej wysokiej jakości materiały wprost do twojej skrzynki pocztowej.
Rozwijaj się z nami!
Zapisz się na naszego newslettera!