DobryGabinet logo

porady prawne

Jak długo przechowywać dokumentację w gabinecie psychologa lub psychoterapeuty? RODO 2025

Adam Frąckowiak - radca prawny • 31 lipca 2025 • 12 min czytania • #dla-właściciela #porady-prawne

Retencja danych psycholog, psychoterapeuta - praktyczne zasady przechowywania dokumentacji terapeutycznej zgodnie z RODO. Czynniki decydujące, procedury usuwania. ✓ Compliance

Okres przechowywania dokumentacji w gabinecie psychologicznym lub psychoterapeutycznym to jedna z najczęstszych wątpliwości terapeutów. Zasady retencji danych zgodnie z RODO wymagają przemyślanego podejścia do terminów przechowywania dokumentacji terapeutycznej, protokołów sesji i materiałów diagnostycznych. Z punktu widzenia prawa oraz praktyki zawodowej psychologa i psychoterapeuty, przechowywanie dokumentacji podlega różnym regulacjom. Ile lat przechowywać dokumentację psychoterapeutyczną i kiedy bezpiecznie usunąć dane, by spełnić wymogi prawne i zabezpieczyć się przed roszczeniami?

Jesteś także logopedą lub współpracujesz z takimi osobami w ramach swojej praktyki? Sprawdź jak długo przechowywać dokumentację i nagrania w gabinecie logopedycznym.

Zobacz także co musi zawierać zgoda RODO w psychoterapii i terapii psychologicznej?

RODO wymaga jasnego określenia, jak długo dane osobowe będą przetwarzane. Dotyczy to także psychologów i psychoterapeutów, a także ośrodków, w których zatrudnieni są terapeuci różnych specjalności. W praktyce psychoterapeutycznej oznacza to stosowanie przepisów RODO w zakresie obowiązków dotyczących dokumentacji psychoterapeutycznej, uwzględnienie długoterminowych efektów terapii, możliwości powrotu pacjenta po latach oraz specyfiki pracy z różnymi grupami wiekowymi. Dodatkowym wyzwaniem jest brak szczegółowych przepisów branżowych dla psychologów i psychoterapeutów działających poza systemem ochrony zdrowia, co sprawia, że zarządzanie dokumentacją psychologiczną lub psychoterapeutyczną często wymaga indywidualnego podejścia.

Dokumentacja psychologa a retencja danych - wymogi RODO

Zasada ograniczenia przechowywania w praktyce psychologicznej

Zgodnie z art. 5 RODO, także dokumentacja psychologiczna musi być przechowywana nie dłużej niż jest to niezbędne do celów terapeutycznych. Ta ogólna zasada w praktyce psychologicznej wymaga uwzględnienia szeregu specyficznych czynników, które sprawiają, że okresy retencji mogą być dłuższe niż w innych branżach.

Długoterminowy charakter efektów psychoterapii oznacza, że problemy psychiczne mogą powracać po latach, a wcześniejsza dokumentacja może być kluczowa dla skutecznego wznowienia terapii.

Kodeks Etyczno-Zawodowy Psychologa podkreśla obowiązek zachowania ciągłości opieki, co w praktyce przekłada się na potrzebę dłuższego przechowywania dokumentacji. Dokumentacja terapeutyczna powinna być przechowywana przez czas umożliwiający wznowienie terapii lub kontynuację opieki.

Procedowane projekty ustaw

Projekty ustaw obecnie procedowane w Sejmie - o zawodzie psychologa (druk nr 1344, pierwsze czytanie 9 lipca 2025) oraz o zawodzie psychoterapeuty (druk nr RPW/5317/2025, pierwsze czytanie 9 lipca 2025) - nie precyzują okresów przechowywania dokumentacji. Można oczekiwać, że szczegółowe zasady retencji zostaną opracowywane po ich uchwaleniu przez odpowiednio samorząd zawodowy psychologów oraz samorząd zawodowy psychoterapeutów. Oznacza to jednak, że gabinety muszą już teraz ustalić własne zasady retencji w oparciu o obowiązujące przepisy RODO i kodeksy etyczne, biorąc pod uwagę:

  • zasadę ograniczenia czasu przechowywania,

  • ryzyko nawrotu problemów (np. zaburzenia osobowości, trauma),

  • obowiązek etyczny zachowania dostępności informacji.

Przeczytaj więcej o projekcie ustawy o zawodzie psychoterapeuty i samorządzie zawodowym psychoterapeutów.

Czynniki decydujące o okresach retencji

Określając okresy przechowywania dokumentacji psychologicznej, należy uwzględnić:

  • Charakter problematyki: Zaburzenia o charakterze krótkoterminowym (np. sytuacyjne problemy adaptacyjne) mogą wymagać krótszych okresów retencji niż zaburzenia chroniczne. Zaburzenia osobowości, zaburzenia psychotyczne czy problemy traumatyczne zazwyczaj wymagają dłuższego przechowywania dokumentacji ze względu na możliwość nawrotów i potrzebę kontynuacji terapii.

  • Wiek pacjenta: Dokumentacja dotycząca dzieci i młodzieży wymaga szczególnego podejścia. Problemy psychiczne ujawnione w dzieciństwie mogą wpływać na całe życie dorosłe, a rodzice mogą potrzebować dostępu do dokumentacji nawet po osiągnięciu pełnoletności przez dziecko. Dodatkowo, roszczenia związane z terapią dzieci mogą być zgłaszane już po ukończeniu przez nie pełnoletności.

  • Ryzyko prawne: Terminy przedawnienia roszczeń w Polsce wynoszą zazwyczaj od 3 do 10 lat, co stanowi praktyczne minimum dla przechowywania dokumentacji. W przypadku działalności leczniczej, niektóre przepisy przewidują jeszcze dłuższe okresy.

Uwaga prawna: Okres przechowywania danych osobowych na potrzeby zgłaszania lub obrony przed roszczeniami budzi wątpliwości od początku obowiązywania RODO. Prezes UODO stał zazwyczaj na stanowisku, że potencjalne ryzyko sporu nie uzasadnia przechowywania danych osobowych przez okres przedawnienia po zrealizowaniu umowy. W mojej ocenie bezpiecznie jest przyjąć, aby w takich przypadkach dane przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń tylko w tych przypadkach, w których istnieje realne ryzyko wystąpienia sporu z klientem czy pacjentem. Mogą to być przypadki np. tzw. trudnych pacjentów lub takich, którzy nie regulowali należności. Na szczęście w praktyce to inne powody niż potencjalne roszczenia będą decydować o przechowywaniu dokumentacji przez okres, w którym takie roszczenia mogą być dochodzone.

Jak długo przechowywać dokumentację psychoterapeutyczną?

Dokumentacja psychoterapeutyczna - zalecenia praktyczne

W praktyce psychoterapeutycznej zaleca się stosowanie zróżnicowanych okresów w zależności od charakteru problematyki. Kiedy usunąć dane pacjenta to pytanie, które wymaga uwzględnienia wielu czynników.

Terapie krótkoterminowe (do 20 sesji) dotyczące problemów sytuacyjnych mogą wymagać krótszych okresów retencji - zazwyczaj wystarczającym okresem przechowywania dokumentacji będzie 5 - 6 lat, uwzględniając możliwość powrotu pacjenta.

Terapie długoterminowe prowadzone przez rok lub dłużej, szczególnie dotyczące zaburzeń osobowości, problemów traumatycznych czy zaburzeń psychotycznych, mogą wymagać dłuższego przechowywania dokumentacji. W praktyce stosuje uzasadnionym okresem może być nawet 10 lat.

Pamiętaj, że pierwsza konsultacja diagnostyczna powinna być traktowana jako integralna część procesu terapeutycznego a towarzyszą jej dokumentacja przechowywana przez okres odpowiadający dokumentacji głównej, nawet jeśli pacjent nie kontynuował terapii.

Uwaga: administrator danych osobowych jest zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z prowadzoną terapią zgodnie z przepisami RODO, zapewniając bezpieczeństwo danych, możliwość ich odtworzenia oraz ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. W dzisiejszych czasach najbezpieczniej jest o to zadbać prowadząc dokumentację elektroniczną. Z pomocą w tym zakresie przychodzi DobryGabinet, oferujący odpowiednio zabezpieczoną kartotekę pacjenta połączoną z kalendarzem i historią wizyt w postaci elektronicznej.

Zarządzanie dokumentacją w długoterminowej psychoterapii

Procedury retencji stosowane przez psychoterapeutę muszą uwzględniać specyfikę długoterminowych procesów terapeutycznych. Terminy przechowywania danych wrażliwych w psychoterapii są zazwyczaj dłuższe niż w innych branżach ze względu na możliwość nawrotów problemów psychicznych po latach.

Warto w tym kontekście rozważyć wykorzystanie programu do tworzenia kartoteki pacjenta i zarządzania dokumentacją zgodnie z RODO, co ułatwia przechowywanie, udostępnianie i usuwanie danych oraz realizację prawa do bycia zapomnianym. Taką elektroniczną kartotekę znajdziesz w DobrymGabinecie.

Specyfika dokumentacji dzieci i młodzieży w psychoterapii

Dokumentacja psychoterapeutyczna dzieci wymaga szczególnego podejścia ze względu na specyfikę rozwoju psychicznego i długoterminowe konsekwencje wczesnych interwencji.

Praktyczne zalecenia wskazują na przechowywanie dokumentacji co najmniej do osiągnięcia pełnoletności przez pacjenta, a w przypadku poważniejszych zaburzeń rozwojowych - znacznie dłużej. Wiele gabinetów stosuje zasadę przechowywania dokumentacji do 25 roku życia pacjenta, szczególnie w przypadkach zaburzeń rozwojowych czy problemów wymagających długoterminowego monitorowania.

Dokumentacja dotycząca diagnozy w wieku przedszkolnym może być potrzebna przez cały okres edukacji dziecka, stąd wskazane może być jej przechowywanie co najmniej do ukończenia edukacji plus dodatkowe lata zabezpieczające.

Przepisy szczególne w psychologii i psychoterapii a okres retencji danych

Przepisy szczególne nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji przez określony czas, a w niektórych przypadkach dokumentacja psychologiczna czy psychoterapeutyczna może być traktowana jak dokumentacja medyczna.

Więcej na temat dokumentacji medycznej w kontekście działalności psychologicznej lub psychoterapeutycznej przeczytasz tutaj: Dokumentacja medyczna a psycholog i psychoterapeuta.

Dla psychoterapeutów sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana ze względu na brak szczegółowych przepisów branżowych. W praktyce stosuje się analogię do przepisów psychologicznych oraz uwzględnia się specyfikę długoterminowych procesów terapeutycznych, przy uwzględnieniu kodeksów etycznych poszczególnych stowarzyszeń.

Kodeks Etyczno-Zawodowy Psychologa nie określa konkretnych terminów, ale wskazuje na obowiązek zachowania dokumentacji przez okres niezbędny do zapewnienia ciągłości opieki psychologicznej i wywiązania się z obowiązków zawodowych.

Kodeksy etyczne różnych nurtów psychoterapeutycznych również nie precyzują konkretnych okresów retencji, ale zawierają istotne wskazówki:

Kodeks Etyczny PTP (Polskie Towarzystwo Psychiatryczne) podkreśla obowiązek “dbania o zachowanie poufności treści spotkań” oraz konieczność “prowadzenia dokumentacji zgodnie z wytycznymi”, nie określając jednak konkretnych terminów.

Kodeks Gestalt (PTPG) zawiera najbardziej szczegółowe wytyczne: “Psychoterapeuta Gestalt prowadzi szczegółową dokumentację swojej pracy terapeutycznej i diagnostycznej oraz podporządkowuje się krajowym przepisom regulującym normy odnoszące się do wymaganego okresu przechowywania takiej dokumentacji”. W rezultacie w tym przypadku zastosowanie znajdą przepisy RODO.

Kodeks Psychoterapii Psychodynamicznej wymaga “dbałości o tajemnicę procesu psychoterapeutycznego” oraz “zachowania poufności wszystkich informacji”, ale nie określa okresów retencji.

Kodeks Terapii Poznawczo-Behawioralnej koncentruje się na “zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych od pacjenta w toku psychoterapii”, pozostawiając okresy retencji do indywidualnego ustalenia.

Dla psychologów pracujących w szkołach istotne mogą być także przepisy wydane na podstawie ustawy prawo oświatowe. Zgodnie z nimi indywidualna teczka ucznia objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną powinna być przechowywana 25 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a następnie przekazanie do archiwum państwowego.

Tajemnica zawodowa psychologa - wszystko co musisz wiedzieć!

Obowiązek prowadzenia dokumentacji. W jakich sytuacjach dokumentacja psychologa jest obowiązkowa?

Są sytuacje, w których przepisy szczególne nakładają na psychologa obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z terapią. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Dokumentacja medyczna a psycholog i psychoterapeuta - okiem prawnika.

Specjalne sytuacje wymagające uwagi

Przerwanie psychoterapii

Gdy pacjent przerywa terapię bez formalnego zakończenia procesu, dokumentacja powinna być traktowana tak samo jak w przypadku zakończonej terapii. Dokumentacja diagnostyczna pozostaje tak samo wartościowa dla ewentualnej kontynuacji procesu w przyszłości.

Notatki z sesji w przypadku terapii przerwanej po kilku spotkaniach mogą być przechowywane przez krótszy okres. Od terapeuty zależy ile dokładnie wyniesie taki okres. Warto w tym przypadku bazować na własnych doświadczeniach, tak by w razie kontroli być w stanie uzasadnić przyjęty okres przechowywania.

Współpraca z innymi specjalistami

Dokumentacja współpracy w praktyce psychologicznej wymaga koordynacji z innymi specjalistami. Korespondencja z psychiatrami w ramach kompleksowego leczenia powinna być przechowywana przez okres odpowiadający głównej dokumentacji terapeutycznej.

Raporty przygotowywane dla lekarzy rodzinnych czy innych specjalistów mogą być przechowywane przez krótsze okresy, szczególnie jeśli stanowią tylko uzupełnienie głównego procesu diagnostycznego lub terapeutycznego.

Pacjenci wysokiego ryzyka

Dokumentacja dotycząca pacjentów z myślami samobójczymi wymaga szczególnej uwagi ze względu na wysokie ryzyko prawne i etyczne. Zaleca się przechowywanie takiej dokumentacji przez okresy dłuższe niż standardowe, z szczególnym uwzględnieniem dokładnego dokumentowania wszystkich interwencji kryzysowych.

Przypadki związane z przemocą domową czy maltretowaniem mogą wymagać bardzo długiego przechowywania ze względu na możliwość wykorzystania dokumentacji w postępowaniach prawnych nawet po latach.

Jak długo przechowywać dokumentację medyczną?

Jeżeli jesteś specjalistą pracującym w publicznej służbie zdrowia lub wykonującym badania czy przygotowujących orzeczenia psychologiczne w określonych celach (o których piszemy tutaj), będą Cię obowiązywać szczególne przepisy obowiązujące dla dokumentacji medycznej. Zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. W przypadku dokumentacji psychologicznej i psychoterapeutycznej prowadzonej w ramach działalności leczniczej — np. w ośrodkach zdrowia psychicznego — stosuje się także zapis o 30-letnim okresie retencji, jeśli dotyczy ona pacjentów, którzy zmarli wskutek zatrucia lub innych powikłań związanych z terapią. Choć takie przypadki należą do rzadkości, warto znać tę regulację jako formę zabezpieczenia prawnego w szczególnych sytuacjach.

Co to oznacza dla psychologów?

  • Jeśli działasz jako psycholog w ramach podmiotu leczniczego — np. w poradni zdrowia psychicznego — i sporządzasz opinie psychologiczne jako część dokumentacji medycznej, musisz je przechowywać przez 20 lub 30 lat.

  • Jeśli prowadzisz prywatną praktykę poza systemem ochrony zdrowia, to ten przepis Cię nie dotyczy — stosujesz wtedy ogólne zasady RODO i ewentualnie okresy przedawnienia roszczeń (np. 6–10 lat).

Procedury zarządzania dokumentacją psychologiczną przez administratora danych osobowych pacjentów

Ustalanie i dokumentowanie okresów retencji

Każdy gabinet psychologiczny czy psychoterapeutyczny powinien mieć udokumentowaną politykę retencji, która uwzględnia specyfikę prowadzonej praktyki.

Polityka ta powinna zawsze określać okresy przechowywania lub kryteria decydujące o długości okresów przechowywania. Dodatkowo, szczególnie w większych ośrodkach warto zadbać o to, by uregulowane były także:

  • procedury regularnego przeglądu dokumentacji,

  • zasady przedłużania okresów w uzasadnionych przypadkach,

  • procedury bezpiecznego usuwania dokumentacji,

  • wskazaniem zakresu obowiązkowej dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa.

Regularne przeglądy dokumentacji

Zaleca się przeprowadzanie regularnych przeglądów dokumentacji, np. w odstępach rocznych. Podczas przeglądu należy ocenić:

  • Czy dokumentacja jest nadal potrzebna do celów pierwotnych?

  • Czy istnieją podstawy prawne do dalszego przechowywania?

  • Czy pacjent może jeszcze potrzebować kontynuacji terapii?

  • Czy istnieje ryzyko roszczeń wymagających zachowania dokumentacji?

Decyzje podjęte podczas przeglądu powinny być dokumentowane, szczególnie w przypadku przedłużania standardowych okresów retencji lub wcześniejszego usuwania dokumentacji.

Procedury bezpiecznego usuwania dokumentacji terapeutycznej

Usuwanie danych pacjentów w psychoterapii lub terapii psychologicznej wymaga szczególnej uwagi ze względu na wrażliwy charakter danych. Dokumentacja papierowa powinna być niszczona mechanicznie w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, tj. przy wykorzystaniu niszczarek z odpowiednim certyfikatem (poziom P-5). Dla większych ilości dokumentacji zaleca się korzystanie z profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentów.

Dokumentacja elektroniczna wymaga trwałego usunięcia z wszystkich lokalizacji, w tym kopii zapasowych. Samo przeniesienie plików do kosza nie stanowi bezpiecznego usunięcia. Zaleca się wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do trwałego nadpisywania danych lub fizyczne zniszczenie nośników w przypadku szczególnie wrażliwych informacji. Pamiętaj, że zgodnie z RODO wszelkie dane można usunąć na żądanie pacjenta, ale tylko gdy nie istnieją podstawy prawne do dalszego przechowywania.

Najczęstsze błędy i problemy

Brak przemyślanej polityki retencji

Najczęstszym błędem jest brak jasno określonej polityki retencji dostosowanej do specyfiki gabinetu. Stosowanie uniwersalnych terminów dla wszystkich rodzajów dokumentacji nie uwzględnia różnic w charakterze problemów czy wieku pacjentów.

Ignorowanie specyfiki wieku pacjentów

Traktowanie dokumentacji dzieci tak samo jak dorosłych może prowadzić do przedwczesnego usunięcia dokumentacji, która mogłaby być potrzebna w przyszłości. Należy również uwzględniać życzenie pacjenta dotyczące przechowywania lub usunięcia jego danych. Z drugiej strony, automatyczne stosowanie bardzo długich okresów bez uzasadnienia może naruszać zasady RODO. Do sprawy należy podchodzić przede wszystkim zdroworozsądkowo, tj. okres przechowywania danych powinien być zawsze dobrze uzasadniony realnymi potrzebami sięgnięcia do dokumentacji w przyszłości.

Nieprawidłowe usuwanie danych elektronicznych

Częstym problemem jest nieświadomość, że przeniesienie plików do kosza czy ich skasowanie nie oznacza trwałego usunięcia danych. Szczególnie ważne jest sprawdzenie wszystkich kopii zapasowych i urządzeń, na których mogły być przechowywane dane. Należy również uwzględnić prawa własności intelektualnej terapeuty przy udostępnianiu lub usuwaniu dokumentacji, ponieważ mogą one wpływać na dostęp do danych i ich ochronę zgodnie z RODO.

Informowanie pacjentów o retencji

Obowiązki informacyjne

W ramach realizacji obowiązku informacyjnego pacjenci muszą być poinformowani o okresach przechowywania ich dokumentacji już na etapie rozpoczęcia terapii. Informacja ta powinna obejmować:

  • przewidywane okresy przechowywania dla różnych rodzajów dokumentacji

  • kryteria decydujące o długości tych okresów jeżeli danych okresów nie da się z góry precyzyjnie określić,

  • możliwość wystąpienia o wcześniejsze usunięcie danych.

Prawo do usunięcia danych - "prawo do bycia zapomnianym"

Pacjenci mają prawo żądać wcześniejszego usunięcia swoich danych, ale prawo to nie jest bezwzględne. Gabinet może odmówić usunięcia, jeśli istnieją podstawy prawne do dalszego przechowywania, takie jak:

  • możliwość roszczeń ze strony pacjenta lub osób trzecich,

  • obowiązki wynikające z kodeksu etycznego,

  • potrzeba obrony praw i interesów gabinetu,

  • wymogi związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. w zakresie dokumentacji księgowej.

Warto dodać, że zgodnie z przepisami RODO administrator dostarcza osobie kopię jej danych na żądanie, z zachowaniem ograniczeń chroniących prawa innych osób oraz własność intelektualną terapeuty.

Podsumowanie - kluczowe zasady

Zarządzanie retencją dokumentacji w gabinecie psychologicznym i psychoterapeutycznym wymaga zrównoważonego podejścia, które uwzględnia wymogi RODO, specyfikę praktyki psychologicznej oraz praktyczne potrzeby gabinetu i pacjentów.

Kluczowe zalecenia to:

Opracowanie przemyślanej polityki retencji dostosowanej do specyfiki prowadzonej praktyki, uwzględniającej różnice w charakterze problemów, wieku pacjentów i prowadzonych interwencji.

Regularne przeglądy dokumentacji z dokumentowaniem podjętych decyzji i uzasadnieniem dla odstępstw od standardowych procedur.

Właściwe zabezpieczenie procesu usuwania dokumentacji z uwzględnieniem wszystkich kopii i lokalizacji przechowywania danych. Gabinet powinien przechowywać całą dokumentację związaną z terapią zgodnie z RODO.

Transparentne informowanie pacjentów o zasadach retencji z uwzględnieniem ich praw i możliwości wpływu na proces przechowywania danych.

Pamiętaj: Retencja danych w gabinecie psychologicznym to kwestia wymagająca uwzględnienia specyfiki zaburzeń psychicznych, długoterminowych efektów terapii oraz wymogów etycznych zawodu. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w RODO. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Jeżeli masz pytania dotyczące okresu przechowywania danych lub potrzebujesz polityki retencji danych, służę pomocą: Kontakt – Frackowiak Law.

💡 Potrzebujesz pomocy z zarządzaniem dokumentacją psychologiczną?

DobryGabinet oferuje rozwiązania dostosowane do specyfiki pracy psychologów i psychoterapeutów. Dajemy Ci możliwość prowadzenie nowoczesnej elektronicznej kartoteki pacjenta oraz bezpieczne przechowywanie notatek psychologa zgodnie z duchem czasu i wymogami RODO.

Wypróbuj nas przez 14 dni za darmo.

Powrót do blogu