O kliencie
Sensolandia to gdański gabinet terapeutyczny działający od trzech lat, specjalizujący się w terapii integracji sensorycznej, terapii ręki, treningu umiejętności społecznych (TUS), zajęciach rewalidacyjnych i wsparciu rozwojowym dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. Dziś Sensolandia to kilkunastoosobowy zespół specjalistów — terapeutów SI, pedagogów, psychologów, fizjoterapeutów — pomagający dzieciom w różnym wieku wymagających kompleksowego wsparcia.
Sensolandię wyróżnia indywidualne podejście do dziecka i bardzo dobra organizacja komunikacji z rodzicami. To właśnie ta ostatnia wartość stała się punktem wyjścia do szukania narzędzia, które nadążyłoby za rosnącą skalą działalności.
Wyzwanie
Przez pierwsze lata działalności Sensolandia prowadziła organizację pracy na rozproszonych narzędziach — kalendarze, arkusze, część informacji ręcznie. Przy kilku terapeutach i kilkudziesięciu pacjentach tygodniowo system zaczął się sypać.
„Największe trudności dotyczyły organizacji grafiku i komunikacji z klientami. Pojawiały się pomyłki, brak aktualnych informacji i duża czasochłonność” — Natalia Kaczmarczyk, właścicielka Sensolandii
Rosnąca liczba specjalistów i coraz większa baza rodzin sprawiły, że administracja zaczęła pochłaniać czas, który powinien iść na pracę z dziećmi.
Moment decyzji
Bezpośrednim impulsem do poszukiwania systemu był dalszy rozwój gabinetu i potrzeba integracji płatności online. Wdrożenie nowej formy rozliczeń z rodzicami wymagało narzędzia, które połączy kalendarz, komunikację i finanse w jednym miejscu — zamiast kolejnych arkuszy i ręcznych procesów.
„Decyzja o zmianie była naturalnym krokiem przy rozwoju gabinetu — potrzebowaliśmy systemu, który uporządkuje procesy i odciąży nas administracyjnie” — Natalia Kaczmarczyk
Wdrożenie
Główną obawą przed wdrożeniem była reakcja zespołu. Kilkunastu specjalistów o różnych nawykach pracy — czy wszyscy przyjmą nowe narzędzie?
„System jest na tyle prosty, że szybko wszyscy zaczęli z niego korzystać” — Natalia Kaczmarczyk
Pozytywnie zaskoczyła ją też głębokość automatyzacji procesów, których wcześniej nie brała pod uwagę.
Kluczowe rezultaty
Organizacja grafiku
Zarządzanie harmonogramem kilkunastu terapeutów było jednym z największych pochłaniaczy czasu. Teraz wszystkie informacje są w jednym miejscu i zawsze aktualne — bez konieczności pilnowania kto, kiedy i w którym gabinecie.
Mniej nieobecności
Automatyczne przypomnienia SMS ograniczyły liczbę pustych wizyt.
Komunikacja z rodzicami
Rodzice są na bieżąco informowani o wizytach, zmieniają terminy przez system, a Sensolandia ograniczyła ręczną obsługę zapytań telefonicznych.
Płatności online
Gabinet wdraża właśnie płatności online jako kolejny krok — integracja z systemem DobryGabinet przebiega bez potrzeby wdrażania osobnych narzędzi.
Najważniejsze funkcje dla Sensolandii:
• Terminarz i grafik wspólny dla całego zespołu
• Automatyczne przypomnienia SMS
• Dokumentacja elektroniczna
• Fakturowanie i rozliczenia
• Płatności online (w trakcie wdrożenia)
Rekomendacja
„Polecam nie odkładać decyzji — dobry system naprawdę odciąża i pozwala skupić się na pracy z dzieckiem” — Natalia Kaczmarczyk
„DobryGabinet bardzo wspiera nas w organizacji i skalowaniu działań” — Natalia Kaczmarczyk
Sensolandia zadbała też o stronę prawną gabinetu we współpracy z kancelarią Frackowiak Law. → przeczytaj case study