Wywiad z Panią Katarzyną Grabią, właścicielką Centrum Terapii CzuliMy o tym, jak DobryGabinet pomaga w codziennym zarządzaniu praktyką psychoterapeutyczną.
Od papierowych kalendarzy do cyfrowego zarządzania
Prowadzenie własnego gabinetu terapeutycznego to nie tylko praca z klientami. To także szereg zadań administracyjnych, które potrafią pochłonąć znaczną część czasu, jaki moglibyśmy poświęcić na rozwój zawodowy czy po prostu na odpoczynek. Problem ten doskonale zna Pani Katarzyna Grabia, właścicielka Centrum Terapii CzuliMy, która zgodziła się podzielić swoimi doświadczeniami związanymi z wdrożeniem u siebie systemu DobryGabinet.
O Centrum Terapii CzuliMy
DG: Proszę opowiedzieć kilka słów o sobie i swojej działalności.
CzuliMy: Na rynku działam od 2021 roku, zaczynając jako działalność gospodarcza niezarejestrowana, a następnie na umowie zlecenie w mojej fundacji i przyjmując klientów po zakończonej pracy na etacie. Centrum Terapii CzuliMy w swojej aktualnej formie działa od 2 stycznia 2024 roku.
Oferuję psychoterapię poznawczo-behawioralną (CBT) w zakresie problemów psychologicznych, jak i seksuologicznych. Zajmuję się również psychoedukacją seksualną dla rodziców dzieci w wieku przedszkolnym i wczesnoszkolnym, diagnozą w kierunku spektrum autyzmu i ADHD, a także opiniowaniem psychoseksuologicznym w kwestii niezgodności płciowej.
Prowadzę szkolenia dla przyszłych Trenerów TUS oraz szkoleniowe rady pedagogiczne i szkolenia dla rodziców zwiększające wiedzę o rozwoju seksualnym dzieci i młodzieży. Największym moim obszarem pracy jest wsparcie indywidualne młodzieży i dorosłych przed 30-tką. Wspieram osoby z depresją, zaburzeniami lękowymi, czy z trudnościami powiązanymi z neuroatypowością, bądź wynikającymi ze stresu mniejszościowego ze względu na orientację seksualną czy tożsamość płciową.”
Wyzwania przed wdrożeniem DobregoGabinetu
Prowadzenie gabinetu psychoterapeutycznego wiąże się z wieloma wyzwaniami organizacyjnymi. Właścicielka Centrum Terapii CzuliMy przed wdrożeniem systemu mierzyła się z licznymi trudnościami w codziennej pracy.
DG: Z jakimi wyzwaniami mierzyła się Pani się przed wdrożeniem DobregoGabinetu?
CzuliMy: Pierwszą rzeczą, która mnie frustrowała na koniec miesiąca było tworzenie tabelki w Wordzie czy Excelu z grafikiem na kolejny miesiąc, aby uwzględnić powtarzające się spotkania z osobami klienckimi i mieć ogólny podgląd. Używałam też kalendarza papierowego. Przez to, że czasami pod ręką miałam komputer, a czasami kalendarz papierowy z wklejoną tabelką, zdarzyło mi się kilka razy umówić dwie osoby na ten sam termin.
W celu kontroli opłat za wizytę czy opinię prowadziłam tabelkę w Excelu. Dodatkowym zadaniem było odhaczanie płatności na kartce i przenoszenie ich do komputera. Odpowiadając na potrzeby nowo umówionych klientów wysyłałam SMS-a z terminem konsultacji oraz adresem. W ciągu miesiąca pojawiało się sporo pytań od klientów: "Czy dobrze pamiętam termin wizyty?", "Czy jutrzejsze spotkanie jest aktualne?". W związku z charakterem mojej pracy mam ograniczone możliwości w odpowiadaniu na telefony i wiadomości, więc zaczęłam ręcznie wysyłać SMS-y z przypomnieniem o wizycie. To było wyczerpujące.
Decyzja o zmianie
DG: Co skłoniło Panią do poszukiwania nowego narzędzia do organizacji pracy gabinetu psychoterapeutycznego?
CzuliMy: Gdy podjęłam decyzję, że chcę pracować w moim centrum terapii na pełen etat, wiedziałam, że potrzebuję zmniejszyć ilość czasu przeznaczanego na formalności i lepiej uporządkować system wizyt. Gdzieś przelotem na social mediach widziałam profil Dobrego Gabinetu, jednak nie miałam kogoś, kto by mi więcej opowiedział o tym, jak sprawdza się jego działanie w praktyce.
Inny znany serwis gdzie można znaleźć specjalistę, choć oferował kalendarz usprawniający system wizyt i kilka innych funkcji, nie przyciągał mnie, bo zobowiązywał do współpracy przez 12 miesięcy i to w wysokiej kwocie. Poza tym nie potrzebowałam szybkiego zapełnienia kalendarza, bo klientów już miałam, tylko usprawnień technicznych.
Chcąc wybrać najlepszą formę opodatkowania odbyłam konsultację z Magdą Kamińską, czyli księgową dla psychologa. Magda na koniec spotkania zapytała mnie czy słyszałam o platformie DobryGabinet, bo mogłaby być dla mnie rozwiązaniem i tu nastąpiło miłe zaskoczenie, bo powiedziała mi o możliwości nieodpłatnego testowania platformy przez 14 dni. Skusiłam się.
Sprawdź: Jakie koszty można odliczyć w działalności psychoterapeuty?
Proces wdrożenia
DG: Jak przebiegał proces wdrożenia DobregoGabinetu w Pani gabinecie?
CzuliMy: Nie korzystałam z żadnego dodatkowego szkolenia. Wystarczyły mi informacje na stronie i bezpośrednia rozmowa z Panem Karolem, który opowiedział mi o funkcjach Waszego systemu. Bardzo przydatna była możliwość nieodpłatnego testowania przez 14 dni, ponieważ mogłam poćwiczyć używanie różnych funkcji.
Korzyści ze stosowania DobregoGabinetu
Wdrożenie systemu DobryGabinet przyniosło wymierne korzyści dla Centrum Terapii CzuliMy, usprawniając organizację pracy i poprawiając komunikację z klientami.
DG: Jakie zmiany zaobserwowała Pani po wdrożeniu DobregoGabinetu?
CzuliMy: Klienci bardzo sobie cenią automatyczną informację o zaplanowanej wizycie czy przypomnienie o spotkaniu. Mi to oszczędza czas i mogę bardziej skupić się na bezpośredniej pracy. W lato planuję dłuższy urlop, więc będę chciała przetestować opcję wizyt online.
Sprawdź: Efektywne zarządzanie czasem: Jak system rezerwacji online ułatwia planowanie dnia?
DG: Które funkcje DobregoGabinetu uważa Pani za najbardziej przydatne w codziennej pracy?
CzuliMy: Terminarz ratuje mi życie. Wpisanie wizyty jest szybkie i proste. Na bieżąco korzystam z aplikacji w telefonie. Łatwo mogę podejrzeć, kiedy mam wolny termin, aby zaproponować datę kolejnego spotkania. Od razu odhaczam, kto zapłacił, bądź czy dopiero zapłaci.
Sprawdź: Kalendarz w telefonie dla terapeuty - apka DobregoGabinetu
Dodaję sobie skrótowe informacje o kliencie, aby w razie chęci kolejnej konsultacji czy powrotu z innym problemem móc odświeżyć sobie informacje na jego temat.
SMS-y! Klient ma jasną informację o terminie wizyty i przypomnienie, a ja zyskuję więcej czasu.
Raporty! Dzięki nim na bieżąco sprawdzam, kto zapłacił, albo komu potrzebuję przypomnieć o płatności. Łatwo mogę porównać kwotę zapłat gotówką oraz przelewem. A w przypadku finansowań z projektów ściągnięcie raportu w formie XLS ułatwia mi oznaczenie klientów i podsumowanie kwot.
Sprawdź: Poznaj 5 rad jak usprawnić podliczenia w Twoim ośrodku!
Podoba Ci się co czytasz?
Otrzymuj więcej wysokiej jakości materiały wprost do twojej skrzynki pocztowej.
Rozwijaj się z nami!
Zapisz się na naszego newslettera!
Rekomendacje dla innych gabinetów
DG: Jakie rady dałaby Pani innym gabinetom, które rozważają wdrożenie DobregoGabinetu?
CzuliMy: Żeby skorzystać z opcji 14-dniowego testowania, żeby umówić się na bezpłatną rozmowę wprowadzającą i po prostu spróbować. Jeśli ktoś pracuje indywidualnie albo z parami, to idealne narzędzie dla tej osoby czy instytucji.
Poleciłam już kilku osobom i wiem, że jedna z moich koleżanek psycholożek skorzystała i również mówi, że to jej ułatwiło pracę i jest zachwycona.
Plany na przyszłość
CzuliMy: Nie wyobrażam sobie już pracy bez tego systemu. System nieustannie się rozwija i coraz lepiej odpowiada na potrzeby specjalistów takich jak ja.
Podsumowanie
Przypadek Centrum Terapii CzuliMy pokazuje, jak wprowadzenie odpowiedniego systemu do zarządzania gabinetem może znacząco usprawnić codzienną pracę psychoterapeuty. DobryGabinet pozwolił właścicielce centrum zredukować czas poświęcany na zadania administracyjne i skupić się na tym, co najważniejsze – na pracy z klientami.
Automatyzacja procesu umawiania spotkań, przypomnienia SMS-owe, przejrzysty terminarz dostępny z poziomu aplikacji mobilnej i praktyczny moduł raportowania to funkcje, które cenione są najbardziej. System umożliwia lepszą organizację czasu pracy, eliminuje ryzyko podwójnego rezerwowania terminów i pozwala na szybki dostęp do informacji o klientach i ich płatnościach.
DobryGabinet okazał się narzędziem, które rośnie wraz z rozwojem gabinetu, oferując funkcje odpowiadające na zmieniające się potrzeby specjalistów w branży zdrowia psychicznego.
Rozmawialiśmy z Panią Katarzyną Grabią, właścicielką Centrum Terapii CzuliMy, która od początku 2024 roku korzysta z systemu DobryGabinet do zarządzania swoją praktyką psychoterapeutyczną.